Fundamento Legal
El artículo 28, fracción V de la LISR, establece que solo serán deducibles los viáticos o gastos de viaje efectuados, en el país o en el extranjero, destinados al hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje, de la persona beneficiaria del viático, y siempre que se apliquen fuera de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente.
Además, la persona a favor de la cual se realiza la erogación debe tener relación de trabajo con el contribuyente por salarios o prestar servicios profesionales.
Los gastos deberán estar amparados con un CFDI cuando se efectúen en territorio nacional, o contar con la documentación comprobatoria correspondiente, cuando se efectúen en el extranjero.
Para el trabajador que percibe los viáticos, serán un ingreso exento para el siempre que sean efectivamente erogados en servicio del patrón y comprobados con los CFDI’s respectivos (art. 93, fracc. XVII).
El trabajador puede no comprobar con documentación de terceros hasta un 20 % del total de viáticos recibidos en cada evento, siempre que el monto excedente se erogue mediante tarjeta de crédito, de débito o de servicios del patrón y que los viáticos no gastados se reintegren al empleador (art. 152, RLISR).
El importe no comprobado no podrá exceder de 15,000 pesos en el año, además de reunir los requisitos de deducibilidad previstos en el artículo 28, fracción V de la LISR para viáticos. Esta facilidad no aplica para gastos de hospedaje y pasajes de avión.
Timbrado de Viáticos
El fundamento legal de los viáticos nos indica cuales son los requisitos para que el pago de viáticos sean exentos para el trabajador, adicional a esto si revisamos lo que nos indica la Guía de Llenado del Comprobante del Recibo de Pago de Nómina en su apendice 4.
"Apéndice 4 Caso de Uso Reporte de viáticos en el recibo de nómina.
Disposiciones Generales
Todos los contribuyentes por los actos o actividades que realicen, por los ingresos que perciban, por el pago de sueldos, salarios o por las retenciones de impuestos que efectúen, deben emitir factura electrónica.
Los contribuyentes que hagan pagos por concepto de sueldos y salarios podrán dar por cumplidas las obligaciones de expedir la constancia y el comprobante fiscal del monto total de los viáticos pagados en el año de calendario mediante la expedición y entrega en tiempo y forma a sus trabajadores del CFDI de nómina, siempre que en dicho CFDI hayan reflejado la información de viáticos que fueron entregados, así como los importes comprobados y no comprobados.
Fundamento: Artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación, 93 fracción XVII, 99 fracción III y VI de la Ley del Impuesto sobre la Renta, 152 del Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta, Regla 2.7.5.3. de la Resolución Miscelanea Fiscal vigente 2017.
Planteamiento SAT
El 27 de julio 2017, el consultor Aurelio Sánchez Vázquez debe asistir a la ciudad de Guadalajara para brindar asesoría a
uno de los clientes de la empresa “Aprendiendo a Facturar, S.A. de C.V” (patrón), por lo que ésta le realiza el deposito de
los viáticos por un monto de $3,000.00 a su trabajador en su cuenta de nómina junto con el pago de su quincena
($15,000.00) el día 15 de julio.
La empresa “Aprendiendo a Facturar, S.A. de C.V” puede elegir cualquiera de las 3 modalidades referidas en el campo
“TipoOtroPago” de la “Guía de llenado del comprobante del recibo de pago de nómina y su complemento”, para
registrar el viático entregado a su trabajador.
a) en el CFDI de nómina del periodo que comprenda la fecha en que el recurso fue entregado. En este caso, los viáticos entregados y no comprobados en el mismo periodo que ampara el CDFI de nómina, deben registrarse con la clave 003 (Viáticos entregados al trabajador) del catálogo c_TipoOtrosPago.
b) en el recibo siguiente a aquel que corresponda a la fecha en que fue entregado el recurso. Es decir en la primera quincena de septiembre.
c) en un comprobante independiente, que ampare solo la entrega del viático. Por lo que podría emitirse a más tardar el 25 de septiembre
En estos dos últimos casos la emisión debe ser dentro de los 30 días naturales siguientes a la fecha de la entrega del recurso al trabajador y dentro del mismo ejercicio fiscal en que se percibió.
Para este caso eligió la opción:
a) En el CFDI de nómina del período que comprenda la fecha en que el recurso fue entregado al trabajador, para lo
cual debe emitir el CFDI de nómina conforme a lo siguiente:
La entrega del monto de los viaticos debe reflejarse en el CFDI de nómina del trabajador en el campo “OtrosPagos”,
usando la clave 003 (Viáticos entregados al trabajador).
Nota: Cuando se registra algún importe en la sección “OtrosPagos”, éste no se considera un ingreso acumulable o exento para el trabajador (no es sueldo o salario).
El 27 de julio, Aurelio Sánchez Vázquez acudió a la ciudad de Guadalajara para atender a los clientes de su patrón, por
lo que obtiene la factura de lo pagado en el hotel por un monto de $2,500.00, sin embargo no obtuvo factura, solo un
ticket, por los demás gastos que realizó por $500.00.
El 28 de julio, Aurelio Sánchez Vázquez presenta su reporte de gastos realizados por concepto de viáticos a la empresa
“Aprendiendo a Facturar, S.A. de C.V.” por los siguientes conceptos:
Hospedaje: $2,500.00, con factura
Alimentos: $500.00, ticket simple (No factura).
Derivado de lo anterior, la empresa “Aprendiendo a Facturar, S.A. de C.V” decide emitir de forma inmediata el CFDI de nómina por los viáticos comprobados sin esperar a incluirlos en el comprobante de la siguiente quincena, conforme a lo siguiente:
En en el campo “TipoPercepcion” se debe registrar la clave 050 (Viáticos) de conformidad con el catálogo c_TipoPercepcion, en el campo “ImporteExento” se debe registrar el monto del viatico comprobado ($2,500.00), más el viático no comprobando por un monto de ($500.00), este último porque se considera exento de conformidad con el artículo 152 del RLISR, por último, se debe registrar con la clave 081(Ajuste de viáticos entregados al trabajador) del catálogo c_TipoDeduccion, la misma cantidad en el campo “Importe” ($ 3,000.00).
Conclusiones
Viáticos Entregados: Se timbra el importe de los viáticos entregados a los colaboradores dentro de los 30 días posteriores a su entrega. (Timbrado: Otros Pagos clave timbrado 003, Clave Concepto Proseso 48 )
Viáticos Exentos: Se timbra el importe de los viáticos comprobados por el trabajador y que Deben de estar exentos. (Timbrado: Percepciones clave timbrado 050, Clave de Concepto Proseso 48E)
Viáticos Gravados: Se timbra el importe de los viáticos No Comprobados por el trabajador y que Deben de estar gravados. (Timbrado: Percepciones clave timbrado 050 , Clave de Concepto Proseso 48G)
Ajuste Viáticos: Se timbra el descuento de los Viáticos Gravados y Exentos ya que no es un ingreso y se le debe de descontar el importe. (Timbrado: Deducciones clave timbrado 081, Clave de Concepto Proseso 90 )
Reembolso Viáticos: Se timbra el descuento de los viáticos no utilizados por el trabajador. (Timbrado: Deducciones clave timbrado 004)
Ejemplo de Cálculo y presentación
Suponiendo que se ejerce la primera opción, en el CFDI de nómina de la segunda quincena de agosto, se incluirá la entrega de los $12,500.00 conjuntamente con los demás conceptos de pago del periodo.
Este importe se reporta dentro del Nodo OtroPago, pues hasta ese momonto aún no se determina si los viáticos serán un ingreso exento o gravado para el trabajador, de acuerdo con la guía del SAT en este nodo:
“…se debe registrar la clave agrupadora correspondiente a otras cantidades recibidas por el trabajador en el periodo que abarca el comprobante, mismas que deberán registrarse como datos informativos y no se suman a las percepciones obtenidas por el trabajador, ya que no son ingresos acumulables para este.”
Esta cantidad no se suma a las demás percepciones de la quincena, pues hasta el momento no es una percepción para el trabajador, solo se está informando que recibió $12,500.00 para viáticos.
En la primera quincena de septiembre como ya se conoce el monto real de los viáticos erogados y cuales cuentan con CFDI, primero debe separarse el importe exento y gravado.
Del total de viáticos efectivamente erogados por $11,125.00, no se comprobaron correctamente $3,465.00 .
Para este último importe, se estará a lo previsto en el artículo 152 del RLISR, el cual establece que podrán no presentar CFDI hasta por un 20 % del total de viáticos erogados en cada ocasión, cuando no existan servicios para emitir los mismos.
Por lo tanto pueden tomarse como viáticos exentos $2,225.00 (20 % de $11,125.00) siempre que el:
importe que no comprobado no exceda de $15,000.00 en el ejercicio fiscal. Tómese en cuenta que para este ejemplo es la primera ocasión que se utiliza esta facilidad
monto restante de los viáticos se erogó mediante tarjeta de crédito, de débito o de servicio del patrón
trabajador reintegró al patrón el remanente del importe entregado y el efectivamente utilizado, en este caso $1,375.00 ($12,500.00 menos $11,125.00)
La diferencia entre los viáticos no comprobados de $3,465.00 y los que se toman como exentos en términos del punto anterior por $2,225.00, de $1,240.00 se consideran como un ingreso gravado para el trabajador.
Una vez realizado el registro del viático comprobado y del no comprobado, en el mismo recibo se deben registrar las mismas cantidades como descuentos (para neutralizar el efecto del ingreso) utilizando para ello la clave “081 Ajuste en Viáticos entregados al trabajador”.
Como en este ejemplo el trabajador no utilizó el total de los $12,500.00 que se le entregaron para los viáticos; quedándole un remanente de $1,375.00 ($12500.00 menos $11,125.00) mismos que reembolsó a su patrón, se debe resguardar el documento que ampare dicho reintegro.