El grupo de catálogo organización se refiere básicamente a la forma en cómo está organizada la información de la empresa en el sistema lo que es de bastante importancia ya de que una buena estructura y orden en la captura de los catálogos nos va a permitir en un futuro una correcta explotación de la información ya sea para la generación de reportes o interface con otras aplicaciones.
En este artículo vamos a tratar la configuración de los siguientes catálogos:
- Empresas
- Registros Patronales
- Sucursales
Catálogo de Empresas
En este catálogo se registran las diferentes empresas que tenemos dadas de alta en el sistema, cada una de ellas debe de tener un R.F.C diferente ante la SHCP.
Alta de una empresa:
Para agregar una nueva empresa siga los siguientes pasos:
Paso 1. Ingrese al catálogo de empresas eligiendo del menú principal el grupo de organización y posteriormente ingrese dentro del catálogo de empresas.
Paso 2. Ya que se encuentre en la ventana de empresas presione el icono de agregar un nuevo registro y posteriormente el sistema mostrará la pantalla de captura en el cual se podrán ingresar los datos de la empresa.
Paso 3. Capture los datos que corresponden a cada campo de la pantalla de captura de acuerdo a la información solicitada que se muestra en la tabla al final de este punto.
Paso 4. Una vez realizado el punto anterior tendrá que presionar el botón ACEPTAR para grabar el registro ó en caso de que requiera cancelar la captura de dicho registro presione el botón CANCELAR.
Modificar una empresa:
Para modificar una empresa existente siga los siguientes pasos:
Paso 1. Ingrese al catálogo de empresas eligiendo del menú principal el grupo de organización y posteriormente ingrese dentro del catálogo de empresas.
Paso 2. Ya que se encuentre en la ventana de empresas seleccione el registro a modificar y posteriormente presione el icono de modificar un registro en donde el sistema mostrará la pantalla de captura en el cual se podrán modificar los datos de la empresa.
Paso 3. Modifique los datos que corresponden a cada campo de la pantalla de captura de acuerdo a la información solicitada que se muestra en la tabla al final de este punto.
Paso 4. Una vez realizado el punto anterior tendrá que presionar el botón para grabar el registro ó en
caso de que requiera cancelar la modificación de dicho registro presione el botón ACEPTAR.
Eliminar una empresa:
Para eliminar una empresa existente siga los siguientes pasos:
Paso 1. Ingrese al catálogo de empresas eligiendo del menú principal el grupo de organización y posteriormente ingrese dentro del catálogo de empresas.
Paso 2. Ya que se encuentre en la ventana de empresas seleccione el registro a eliminar y presione el icono de eliminar un registro y posteriormente el sistema mostrara una ventana de confirmación si está seguro presione "Si" y el sistema continuará con la eliminación del registro.
TABLA DE CAMPOS DEL CATÁLOGO DE EMPRESAS | |
| Campo | Descripción |
Datos Generales | |
| Clave | Código o clave asignada a la empresa |
| Prefijo | Clave o prefijo con el que se conoce a la empresa (Ejemplo: Corporativo = Cor) |
| RFC | El RFC o mejor conocido como Registro Federal de Contribuyentes, es la clave que otorga el gobierno mexicano a todas las personas físicas o morales que tengan actividad económica en el país. |
| CURP | Documento de registro que se asigna a todas las personas que viven en el territorio nacional, así como a los mexicanos que residen en el extranjero. Este campo sólo aplica su captura en este catálogo para Personas Físicas con Actividad Empresarial. |
| Nombre | Nombre o Razón Social de las personas morales o físicas. |
| Calle | Calle de la ubicación de la empresa de acuerdo al domicilio registrado en el SAT. |
| No | Número de la ubicación de la empresa de acuerdo al domicilio registrado en el SAT. |
| No. Int. | Número Interior de la ubicación de la empresa de acuerdo al domicilio registrado en el SAT. |
| Colonia | Colonia en donde está ubicada de la empresa de acuerdo al domicilio registrado en el SAT. |
| Código Postal | Código Postal en donde está ubicada de la empresa de acuerdo al domicilio registrado en el SAT. |
| Ciudad | Ciudad en donde está ubicada de la empresa de acuerdo al domicilio registrado en el SAT. |
| Estado | Estado en donde está ubicada de la empresa de acuerdo al domicilio registrado en el SAT. |
| País | País en donde está ubicada de la empresa de acuerdo al domicilio registrado en el SAT. |
| Localidad | Localidad en donde está ubicada de la empresa de acuerdo al domicilio registrado en el SAT. |
| Logotipo | Logotipo de la empresa |
Información Contacto | |
| Teléfonos | Teléfonos de contacto |
| Correo electrónico de contacto | |
Registros y Representante Legal | |
| Infonavit | Número o Registro Patronal de la Empresa |
| Fonacot | Número o Registro Patronal de la Empresa |
| Nombre Representante | Nombre completo del representante legal |
| RFC Representante | RFC del representante legal |
| CURP Representante | CURP del representante legal |
Configuración Timbrado | |
| Certificado | Selecciona la ruta en donde se encuentra ubicado el certificado del sello para realizar el proceso de timbrado de los recibos de nómina. |
| Llave Privada | Selecciona la ruta en donde se encuentra ubicado la llave privada del sello para realizar el proceso de timbrado de los recibos de nómina. |
| Contraseña | Escribe la contraseña del certificado seleccionado para el proceso de timbrado. |
| Régimen | Régimen de ley de la persona moral o física. |
| C.P. Expedición | Código Postal en donde se están expidiendo los timbrados de los recibos de nómina. |
| Zona Horaria | Selecciona la zona horaria en donde se están expidiendo los timbrados de los recibos de nómina. |
Catálogo de Registros Patronales
En este catálogo se dan de alta los diferentes registros patronales de la empresa ante el IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social) y pueden ser más de uno en cada una de las empresas; regularmente cuando se tienen varios locales o sucursales en diferentes localidades, se tiene un registro por cada una de ellas (artículo 13 RLSS); también cuando se están realizando en forma ocasional actividades de ampliación, remodelación o construcción de instalaciones propias, se tendrá un registro patronal adicional diferente al de su actividad principal. (artículo 13 RLSS).
Alta de un registro patronal:
Para agregar un nuevo registro patronal siga los siguientes pasos:
Paso 1. Ingrese al catálogo de registros patronales eligiendo del menú principal el grupo de organización y posteriormente ingrese dentro del catálogo de registros patronales.
Paso 2. Ya que se encuentre en la ventana de registros patronales presione el icono de agregar un nuevo registro y posteriormente el sistema mostrará la pantalla de captura en el cual se podrán ingresar los datos del registro patronal.
Paso 3. Capture los datos que corresponden a cada campo de la pantalla de captura de acuerdo a la información solicitada que se muestra en la tabla al final de este punto.
Paso 4. Una vez realizado el punto anterior tendrá que presionar el botón ACEPTAR para grabar el registro ó en
caso de que requiera cancelar la captura de dicho registro presione el botón CANCELAR.
Modificar un registro patronal
Para modificar un registro patronal existente siga los siguientes pasos:
Paso 1. Ingrese al catálogo de registros patronales eligiendo del menú principal el grupo de organización y posteriormente ingrese dentro del catálogo de registros patronales.
Paso 2. Ya que se encuentre en la ventana de registros patronales seleccione el registro a modificar y posteriormente presione el icono de modificar un registro y posteriormente el sistema mostrará la pantalla de captura en el cual se podrán modificar los datos del registro patronal.
Paso 3. Modifique los datos que corresponden a cada campo de la pantalla de captura de acuerdo a la información solicitada que se muestra en la tabla al final de este punto.
Paso 4. Una vez realizado el punto anterior tendrá que presionar el botón ACEPTAR para grabar el registro ó en caso de que requiera cancelar la modificación de dicho registro presione el botón CANCELAR.
Eliminar un registro patronal
Para eliminar un registro patronal existente siga los siguientes pasos:
Paso 1. Ingrese al catálogo de registros patronales eligiendo del menú principal el grupo de organización y
posteriormente ingrese dentro del catálogo de registros patronales.
Paso 2. Ya que se encuentre en la ventana de registros patronales seleccione el registro a eliminar y presione el icono de eliminar un registro y posteriormente el sistema mostrara una ventana de confirmación si está seguro presione "Si" y el sistema continuará con la eliminación del registro.
TABLA DE CAMPOS DEL CATÁLOGO DE REGISTROS PATRONALES | |||||||||||||
| Campo | Descripción | ||||||||||||
Datos Generales | |||||||||||||
| Empresa | Selecciona la empresa a la que pertenece el Registro Patronal que se está dando de alta. | ||||||||||||
| Clave | El Registro Patronal es el número el código que define el IMSS a un patrón, cuando se registra en el instituto. Así que mediante el Registro Patronal se identifica individualmente a cada patrón y se verifica el cumplimiento de sus obligaciones establecidas en la Ley del Seguro Social. | ||||||||||||
| Nombre | Nombre o Razón social de la empresa que registró el registro patronal ante el IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social) . | ||||||||||||
| Calle | Calle registrada en el alta de la empresa antes el IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social) . | ||||||||||||
| Número | Número asignado al domicilio registrado en el alta de la empresa ante el IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social) . | ||||||||||||
| C.P. | Código Postal asignado al domicilio registrado en el alta de la empresa ante el IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social) . | ||||||||||||
| Colonia | Colonia asignada al domicilio registrado en el alta de la empresa ante el IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social) . | ||||||||||||
| Población | Población asignada al domicilio registrado en el alta de la empresa ante el IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social) . | ||||||||||||
| Municipio | Municipio asignado al domicilio registrado en el alta de la empresa ante el IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social) . | ||||||||||||
| Estado | Estado asignado al domicilio registrado en el alta de la empresa ante el IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social) . | ||||||||||||
| Teléfonos | Teléfonos de contacto registrados en el alta de la empresa ante el IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social) . | ||||||||||||
| Nombre Representante Legal | Nombre del representante legal que tiene facultades para realizar trámites antes el IMSS, no siempre tiene que ser el representante legal de la empresa de acuerdo al Acta Constitutiva, ya que la empresa puede emitir poderes especiales para que sea otra persona la responsable o autorizada de realizar trámites. | ||||||||||||
| Ocupación Representante Legal | Puesto que ocupa en la compañía la persona que tiene los poderes para la realización de trámites antes el IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social). | ||||||||||||
| Guía Magnética | El número de guía que se emplea para presentar los movimientos afiliatorios (altas, bajas, y modificaciones de salarios) por medio de Disp-Mag ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) se compone de 5 dígitos, de los cuales los dos primeros se componen del número asignado a la subdelegación a que corresponda. | ||||||||||||
| Zona del Salario Mínimo | Selecciona la zona del salario mínimo al que pertenece la sucursal, ya que en caso de que el colaborador tenga seleccionada la opción de Salario Mínimo Automático el sistema tomara la zona que tiene asignada la sucursal de la empresa. | ||||||||||||
| Clase de Riesgo | Selecciona la clase de Riesgo que tiene asignada la empresa de acuerdo a la tabla indicada en el artículo 196 del Reglamento de la Ley del Seguro Social. Ejemplos de Primas de Riesgo por Clase:
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| Riesgo de Trabajo | Registra el Riesgo de trabajo que tiene asignado el registro patronal al momento de su alta y modifícalo cada año de acuerdo al nuevo cálculo de siniestralidad de la empresa. | ||||||||||||
| Actividad | Selecciona la actividad principal de el registro patronal que se está dando de alta, la cual sirvió de base para clasificar a la empresa de acuerdo al catálogo de clase de riesgo publicado en el artículo 196 del reglamento de la Ley del Seguro Social. | ||||||||||||
Catálogo de Sucursales
Las sucursales son un campo importante en el sistema ya que es el que realmente se le asigna al colaborador y en base a la sucursal seleccionada el sistema ubica al colaborador en el registro patronal y empresa que le corresponde.
Importante: Es muy importante que al momento de generar las sucursales estas estén bien identificadas a que registro patronal pertenecen por lo que si se da la situación en donde tengo dos sucursales en Guadalajara pero cada una pertenece a un registro patronal diferentes identifique de forma clara en la clave y/o descripción a que registro corresponde y de esa manera no cometer un error de clasificación al dar el alta del colaborador.
Ejemplo:
| Empresas | Registros Patronales | Sucursales |
| Empresa "A" Innovaciones de Occidente | Guadalajara | A-GDL "Guadalajara Innovaciones" |
| México | A-MEX "México Innovaciones" | |
| Monterrey | A-MTY "Monterrey Innovaciones" | |
| Empresa "B" Industrias Creativas de México | Guadalajara | B-GDL "Guadalajara Creativas" |
| México | B-MEX "México Creativas" | |
| Monterrey | B-MTY "Monterrey Creativas" | |
| Cancún | B-CUN "Cancún Creativas" |
Alta de una sucursal
Para agregar una nueva sucursal siga los siguientes pasos:
Paso 1. Ingrese al catálogo de sucursales eligiendo del menú principal el grupo de organización y posteriormente ingrese dentro del catálogo de sucursales.
Paso 2. Ya que se encuentre en la ventana de sucursales presione el icono de agregar un nuevo registro y posteriormente el sistema mostrará la pantalla de captura en el cual se podrán ingresar los datos de la sucursal.
Paso 3. Capture los datos que corresponden a cada campo de la pantalla de captura de acuerdo a la información solicitada que se muestra en la tabla al final de este punto.
Paso 4. Una vez realizado el punto anterior tendrá que presionar el botón ACEPTAR para grabar el registro ó en caso de que requiera cancelar la captura de dicho registro presione el botón CANCELAR.
Modificar una sucursal
Para modificar una sucursal existente siga los siguientes pasos:
Paso 1. Ingrese al catálogo de sucursales eligiendo del menú principal el grupo de organización y posteriormente ingrese dentro del catálogo de sucursales.
Paso 2. Ya que se encuentre en la ventana de sucursales seleccione el registro a modificar y presione el icono de modificar un registro y posteriormente el sistema mostrará la pantalla de captura en el cual se podrán modificar los datos de la Sucursal.
Paso 3. Modifique los datos que corresponden a cada campo de la pantalla de captura de acuerdo a la información solicitada que se muestra en la tabla al final de este punto.
Paso 4. Una vez realizado el punto anterior tendrá que presionar el botón para grabar el registro ó en caso de que requiera cancelar la modificación de dicho registro presione el botón.
Eliminar una sucursal
Para eliminar una sucursal existente siga los siguientes pasos:
Paso 1. Ingrese al catálogo de sucursales eligiendo del menú principal el grupo de organización y posteriormente ingrese dentro del catálogo de sucursales.
Paso 2. Ya que se encuentre en la ventana de sucursales seleccione el registro a eliminar y presione el icono de eliminar un registro y posteriormente el sistema mostrará una ventana de confirmación si está seguro presione "Si" y el sistema continuará con la eliminación del registro.
TABLA DE CAMPOS DEL CATÁLOGO DE SUCURSALES | |
| Campo | Descripción |
| Activa | Selecciona en caso de que la sucursal este activa, si esta se encuentra deseleccionada no podrás asignarla a los colaboradores. |
| Agrícola | Indica si la sucursal es un campo agrícola para que sea considerada en el módulo de destajos. |
| Clave | Clave de la sucursal asignada por la empresa para su clasificación. |
| Prefijo | Clave o prefijo con el que se conoce la sucursal. |
| Descripción | Nombre de la sucursal asignada por la empresa para su identificación. |
| Gerente | Nombre del gerente encargado de esa sucursal. |
| Cuenta Contable | Número de cuenta contable asignada para el gasto de la sucursal. |
| Cuenta Contable 2 | Número de cuenta contable asignada para el gasto de la sucursal. |
| Registro Patronal | Clave del registro patronal a la que pertenece la sucursal. |
| Calle | Calle de ubicación de la sucursal. |
| Número | Número de ubicación de la sucursal. |
| C.P. | Código Postal de ubicación de la sucursal. |
| Colonia | Colonia de ubicación de la sucursal. |
| Población | Población de ubicación de la sucursal. |
| Municipio | Municipio de ubicación de la sucursal. |
| Estado | Estado de ubicación de la sucursal. |
| Teléfonos | Teléfonos de contacto de ubicación de la sucursal. |
| Correo electrónico de contacto del encargado de la sucursal. | |
| Entidad Federativa | Selecciona la entidad federativa a la que pertenece la sucursal. |
| Clave Establecimiento | Clave de establecimiento asignada por la secretaría del trabajo a la sucursal, para efectos de generación de DC4. |
