Catálogos de Áreas, Centros de Costos y Departamentos

Estos 3 catálogos están correlacionados entre ellos y son de suma importancia para clasificar a los colaboradores de acuerdo a el área donde laboran y el centro de costo que vamos a estar afectando en la parte contable.

Como podemos ver en este diagrama la clasificación de los colaboradores se puede hacer en tres niveles en donde las Áreas o Direcciones son el nivel más alto en las que se pueden incluir áreas como Dirección de Administración, Dirección de Alimentos y Bebidas.

Posteriormente vienen los centros de costos en donde podemos ver ejemplos como Finanzas, Recursos Humanos, Sistemas entre muchas más.

Por último tenemos los departamentos en donde se maneja a mas detalle cual es el área al que pertenece el colaborador a nivel de la organización permitiendo al departamento de RRHH a tener más visibilidad del área en la que se encuentra el colaborador como pudiera ser: Contabilidad, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Nóminas, Reclutamiento, Capacitación, Relaciones Industriales, Etc...

Quedando una estructura como la que se muestra a continuación:

Para ingresar al catálogo de Áreas, Centros de costos y Departamentos debes de ingresar al menú superior del sistema en la opción de Catálogos > Organización > Áreas ó Centros de Costos ó Departamentos según se requiera como se muestra en la siguiente imagen.

Catálogo de Áreas

En este catálogo se registran las diferentes áreas que tenemos dadas de alta en la empresa para la distribución del gasto. Las Áreas son el nivel más alto que tenemos en el sistema para el control de los gastos.

Alta de una área

Para agregar una nueva área siga los siguientes pasos:

Paso 1. Ingrese al catálogo de áreas eligiendo del menú principal el grupo de organización y posteriormente ingrese dentro del catálogo de áreas.

Paso 2. Ya que se encuentre en la ventana de áreas presione el icono de agregar un nuevo registro y posteriormente el sistema mostrará la pantalla de captura en el cual se podrán ingresar los datos de la área.

Paso 3. Capture los datos que corresponden a cada campo de la pantalla de captura de acuerdo a la información solicitada que se muestra en la tabla al final de este punto.

Paso 4. Una vez realizado el punto anterior tendrá que presionar el botón ACEPTAR para grabar el registro ó en caso de que requiera cancelar la captura de dicho registro presione el botón CANCELAR.

Modificar una área

Para modificar una área existente siga los siguientes pasos:

Paso 1. Ingrese al catálogo de áreas eligiendo del menú principal el grupo de organización y posteriormente ingrese dentro del catálogo de áreas.

Paso 2. Ya que se encuentre en la ventana de áreas seleccione el registro a modificar y presione el icono de modificar un registro y posteriormente el sistema mostrará la pantalla de captura en el cual se podrán modificar los datos de la área.

Paso 3. Modifique los datos que corresponden a cada campo de la pantalla de captura de acuerdo a la información solicitada que se muestra en la tabla al final de este punto.

Paso 4. Una vez realizado el punto anterior tendrá que presionar el botón ACEPTAR para grabar el registro ó en caso de que requiera cancelar la modificación de dicho registro presione el botón CANCELAR.

Eliminar una área

Para eliminar una área existente siga los siguientes pasos:

Paso 1. Ingrese al catálogo de áreas eligiendo del menú principal el grupo de organización y posteriormente ingrese dentro del catálogo de áreas.

Paso 2. Ya que se encuentre en la ventana de áreas seleccione el registro a eliminar y presione el icono de eliminar un registro y posteriormente el sistema mostrará una ventana de confirmación si ésta seguro presione "Si" y el sistema continuará con la eliminación del registro.

Importante: Si el registro que se quiere eliminar ya esta relacionado con un centro de costo el sistema no te permitirá eliminar el registro y te enviara una ventana de alerta indicando lo siguiente:Existe una relación del área en el centro de costo y no se puede eliminar.

A continuación se muestra un listado de los campos que contiene el kardex de Área y su significado o uso según corresponda.

Tips Es muy importante que diseñemos de forma correcta las claves de los catálogos de las áreas, centros de costos y departamentos ya que si seguimos un consecutivo simple corremos el riesgo que cuando generamos reportes no se guarde un diseño o estructura requerida por lo que se recomienda manejar la siguiente codificación.

Áreas usar los códigos 100,200,300

Centros de Costos usar los códigos 101, 102, 201, 202, 301, 302, ...

Departamentos usar los códigos 101-01, 101-02, 101-03, 102-01 , 102-02, 201-01, ...

De tal forma que se cuide la estructura y aunque en un futuro se agreguen más departamentos, centros de costos o áreas siempre queden en la jerarquía adecuada.

Catálogo de Centros de Costos

En este catálogo se registran los diferentes centros de costos que tenemos dadas de alta en cada una de las áreas de la empresa para la distribución del gasto. Como lo comentamos en párrafos anteriores cada área se puede dividir en uno o más centros de costos dentro del sistema.

Normalmente este nivel de la estructura es el que se usa para la homologación de las cuentas del gasto con el área de finanzas por lo que es importante que se involucre al área junto con RRHH para el diseño y revisión del catálogo de centros de costos al momento de implementar un cambio.

Al utilizar este nivel permitimos que RRHH clasifique a sus necesidades los departamentos sin interferir en la clasificación para el área de finanzas, ya que uno de los principales temas al momento de implementar es que en ocasiones Finanzas requiere una estructura más compacta que el departamento de RRHH por lo que esta es una muy buena opción para solucionar esta problemática.

Para ingresar a modificar el catálogo de Centros de Costos se debe de ingresar en el menú superior Catálogos > Organización > Centro de costos como podemos ver en la imagen anexa.

Alta de un centro de costo:

Para agregar un nuevo centro de costo siga los siguientes pasos:

Paso 1. Ingrese al catálogo de centros de costos eligiendo del menú principal el grupo de organización y posteriormente ingrese dentro del catálogo de centros de costos.

Paso 2. Ya que se encuentre en la ventana de centros de costos presione el icono de agregar un nuevo registro y posteriormente el sistema mostrará la pantalla de captura en el cual se podrán ingresar los datos del centro de costo.

Paso 3. Capture los datos que corresponden a cada campo de la pantalla de captura de acuerdo a la información solicitada que se muestra en la tabla al final de este punto.

Paso 4. Una vez realizado el punto anterior tendrá que presionar el botón para grabar el registro ó en caso de que requiera cancelar la captura de dicho registro presione el botón .

Modificar un centro de costo:

Para modificar un centro de costo existente siga los siguientes pasos:

Paso 1. Ingrese al catálogo de centros de costos eligiendo del menú principal el grupo de organización y posteriormente ingrese dentro del catálogo de centros de costos.

Paso 2. Ya que se encuentre en la ventana de centros de costos seleccione el registro a modificar y presione el icono de  modificar un registro y posteriormente el sistema mostrará la pantalla de captura en el cual se podrán modificar los datos del centro de costo.

Paso 3. Modifique los datos que corresponden a cada campo de la pantalla de captura de acuerdo a la información solicitada que se muestra en la tabla al final de este punto.

Paso 4. Una vez realizado el punto anterior tendrá que presionar el botón ACEPTAR para grabar el registro ó en caso de que requiera cancelar la modificación de dicho registro presione el botón CANCELAR.

Eliminar un centro de costo:

Para eliminar un centro de costo existente siga los siguientes pasos:

Paso 1. Ingrese al catálogo de centros de costos eligiendo del menú principal el grupo de organización y posteriormente ingrese dentro del catálogo de centros de costos.

Paso 2. Ya que se encuentre en la ventana de centros de costos seleccione el registro a eliminar y presione el icono de eliminar un registro y posteriormente el sistema mostrará una ventana de confirmación si está seguro presione "Si" y el sistema continuará con la eliminación del registro.

Departamentos

En este catálogo se registran los diferentes departamentos que tenemos dadas de alta en cada uno de los centros de costo de la empresa para la clasificación de los colaboradores, este catálogo es de suma importancia para el departamento de RRHH ya que es el orden y agrupación que se estará mostrando para el agrupado de los principales reportes y para el filtro de información.

Para ingresar a modificar el catálogo de Centros de Costos se debe de ingresar en el menú superior Catálogos > Organización > Departamentos como podemos ver en la imagen anexa.

Alta de un departamento:

Para agregar un nuevo departamento siga los siguientes pasos:

Paso 1. Ingrese al catálogo de departamentos eligiendo del menú principal el grupo de organización y posteriormente ingrese dentro del catálogo de departamentos.

Paso 2. Ya que se encuentre en la ventana de departamentos presione el icono de agregar un nuevo registro y posteriormente el sistema mostrará la pantalla de captura en el cual se podrán ingresar los datos del departamento.

Paso 3. Capture los datos que corresponden a cada campo de la pantalla de captura de acuerdo a la información solicitada que se muestra en la tabla al final de este punto.

Paso 4. Una vez realizado el punto anterior tendrá que presionar el botón para grabar el registro ó en caso de que requiera cancelar la captura de dicho registro presione el botón.

Modificar un departamento:

Para modificar un departamento existente siga los siguientes pasos:

Paso 1. Ingrese al catálogo de departamentos eligiendo del menú principal el grupo de organización y posteriormente ingrese dentro del catálogo de departamentos.

Paso 2. Ya que se encuentre en la ventana de departamentos seleccione el registro a modificar y presione el icono de modificar un registro y posteriormente el sistema mostrará la pantalla de captura en el cual se podrán modificar los datos del departamento.

Paso 3. Modifique los datos que corresponden a cada campo de la pantalla de captura de acuerdo a la información solicitada que se muestra en la tabla al final de este punto.

Paso 4. Una vez realizado el punto anterior tendrá que presionar el botón ACEPTAR para grabar el registro ó en caso de que requiera cancelar la modificación de dicho registro presione el botón CANCELAR.

Eliminar un departamento:

Para eliminar un departamento existente siga los siguientes pasos:

Paso 1. Ingrese al catálogo de departamentos eligiendo del menú principal el grupo de organización y posteriormente ingrese dentro del catálogo de departamentos.

Paso 2. Ya que se encuentre en la ventana de departamentos seleccione el registro a eliminar y presione el icono de eliminar un registro y posteriormente el sistema mostrará una ventana de confirmación si está seguro presione "Si" y el sistema continuará con la eliminación del registro.