Configuración de Horarios


En este proceso de configuración del módulo de asistencia es en donde nosotros le indicamos al sistema cuales son los diferentes horarios que vamos a estar utilizando en nuestros roles de asistencia. Es de suma importancia que estos estén configurados completamente de acuerdo a las necesidades de la operación de la empresa y que de preferencia sea una a máximo dos personas las que estén autorizadas para crear nuevos horarios y que estas personas estén comunicadas en esta importante actividad para lograr los siguientes puntos:


  • Que no exista duplicidad de horarios
  • Que sigan una misma estructura en la codificación de las claves y descripciones de horarios


Ya que de esto depende que su uso en el sistema sea más eficiente y sencillo para los Jefes de Área y/o Supervisores que son normalmente los responsables de realizar las actividades de asignación de los horarios.


Para ingresar a la configuración de usuarios vamos a irnos al menú superior del módulo de asistencia y vamos a ingresar a la opción de Catálogos > Horarios.



Cuando hemos ingresado al kardex de horarios el sistema nos va a mostrar una lista de los horarios que tenemos disponibles en el sistema en el cual podemos buscar los horarios existentes por clave o descripción con la ayuda del menú de filtros superior.



Como podemos observar en esta opción si yo escribo alguna palabra relacionada con alguno de los horarios y presiono el boton ENTER del teclado el sistema me va a filtrar todos los horarios que contenga dicha palabra como podemos ver en la imagen siguiente.



A continuación mencionamos los pasos que debemos de seguir para crear y configurar un nuevo horario de trabajo.


Paso 1. Vamos a ingresar al icono de Agregar Horario como podemos observar en la siguiente imagen.



Paso 2. El sistema nos va a mostrar una ventana de diálogo en donde tenemos que configurar primeramente la sección de General del Horario como podemos verlo en la siguiente Imagen.



Los campos que tenemos que capturar son los siguientes:


CampoDescripción
ClaveEn el campo de clave de horario debemos de poner una numeración o codificación consecutiva pero que podamos identificar de forma sencilla. Por ejemplo podemos manejar una numeración del 001 al 999  o agregar una abreviatura en caso de ser muchos horarios como MAT-01, MAT-02, VES-01, NOC-01, ETC...
DescripciónLa descripción es uno de los campos más importantes ya que es el que sirve a los usuarios para ubicar el horario por lo que es muy importante que sea una descripción clara y corta que nos de toda la información necesaria para identificar el horario.

La estructura recomendada por nosotros es la siguiente:

"[HE a HS Desc [D,D]] Descripción Corta"

HE = Hora de Entrada
HS = Hora Salida
Desc = Descansa
D = Día de descanso

Quedando de la siguiente manera

[08:30 a 17:30] Desc [Dom] Matutino

Si observan con ver el horario podemos identificar que es un horario que inicia a las ocho treinta de la mañana y sale a las 17:30 y Descansa los días Domingo de la semana.

Si nos interesa controlar la hora de comida podemos agregar otra sección a la descripción para indicar la hora del descanso quedando de la siguiente manera.

[08:30 a 17:30] C [13:30 a 14:00] Desc [Dom] Matutino

En donde le estamos indicando que la hora de comida es de 13:30 a 14:00 Hrs.
TurnoEl campo turno únicamente es un agrupador y generalmente se manejan los turnos que se configuran en el módulo de nómina que son Matutino, Vespertino, Nocturno y Mixto.
ColorEl color es únicamente una ayuda visual en la que puedes asignar un color específico a los que son Matutinos, Vespertinos, Nocturno u otra agrupación que tu consideres necesaria.
Restar minutos de entrada anticipadaEste campo es un campo importante ya que nos permite indicarle al sistema si el colaborador que tiene este horario se le va a contabilizar el tiempo desde que ingrese sin importar que haya entrado antes de su turno de trabajo o solo a partir de su hora de entrada.

La opción que seleccionemos va a depender de la naturaleza del horario y la forma de operar en la planta y les pongo unos ejemplos de cuando si se usa y cuando no es necesario.

Es recomendable usarlo cuando:
Es un colaborador administrativo que tiene una hora de entrada como en este ejemplo a las 08:30 a.m. pero como el colaborador tiene actividades antes de turno de llevar a su hija a la escuela diario llega a las 07:50 de la mañana por lo que este tiempo no se debe de considerar como parte de su jornada ya que si no lo activamos cuando ella esté saliendo a las 17:30 el sistema le va a estar generando tiempo extra.

No es recomendable usarlo cuando:
En un horario usado por la operación de la planta y es muy común que los supervisores le digan de último momento a algunos compañeros que el día de mañana entren por ejemplo 60 minutos antes porque hay que realizar alguna actividad y por lo consiguiente si se debe de considerar como parte de la jornada generando tiempo extra.
Restar minutos de salida extendidaEste campo es menos usado y un poco más complejo de entender ya que hace la misma función del anterior pero con la salida y lo que busca es ser más exacto con los tiempos trabajados para efecto de manejo de costos y indicadores de tiempo trabajado.

Por ejemplo si mi horario de salida dice que salgo a las 17:30 y es un horario operativo pero siempre qué danl las 17:30 salimos y nos vamos a bañar, cambiar y luego salimos a checar pasan minutos más de 15 por lo menos y este tiempo queda contabilizado como horas trabajadas lo que al final del periodo si sumamos todos los minutos de todos los colaboradores en esta situación estos se van sumando y ya puede impactar en un indicador.

Si nosotros habilitamos esta opción el sistema va a marcar como hora de salida la hora del horario siempre y cuando el tiempo que tardó en salir no sea mayor al campo de minutos para tiempo extra, ya que en ese caso la hora de salida extendida no es por tiempo muerto del colaborador si no una necesidad de la operación.  
Minutos para tiempo extraEn este campo vamos a teclear los minutos que deben de pasar o exceder las horas trabajadas de la jornada con las horas del horario para que este genere tiempo extra.

El tiempo más común es de 30 o 60 minutos.
Minutos para entrada anticipadaEn este campo indicamos cuantos minutos puede entrar un colaborador de forma anticipada y que esa checada forme parte de la jornada actual y no del día anterior, por ejemplo en el caso del colaborador que llega 40 minutos antes si nosotros en este campo le ponemos 60 minutos esa checada entra dentro de la jornada del día, pero si ella llega 90 minutos antes entonces su checada va a formar parte del día anterior.
Horario CorridoEste campo nos ayuda a definir como vamos a contabilizar las horas trabajadas de la jornada, si nosotros dejamos deshabilitado este campo el sistema va a contabilizar el tiempo en pares de checadas.

Es decir si el empleado entró a las 08:30 y se fue a su descanso a las 13:30 va a ser un primer par de checadas, y luego regresó a las 14:00 y se fue a las 17:30 es otro par de checadas.

Si hago la operación quedaría de la siguiente manera:

Par 1 (08:30 a 13:30) = 5 Horas
Par 2 (14:00 a 17:30) = 3.5 Horas

En Este caso el total de horas trabajadas en la Jornada es de 8.5 Horas ya que el tiempo del descanso no se considera como parte de la jornada.

Normalmente esto funciona en horarios mixtos que tienen más de 30 minutos para comer o que tienen la opción de comer fuera de las instalaciones de la empresa.

Si nosotros habilitamos esta opción de Horario Corrido el sistema solo va a tomar la primera entrada y la última salida y sobre estos va a calcular las horas trabajadas.

Par1 (08:30 a 17:30) = 9 Horas

Normalmente se habilita para horarios de producción que no salen los colaboradores fuera de las instalaciones ya que recordemos que la Ley nos indica que por cada 4 Horas de trabajo tenemos que dar 30 minutos de descanso dentro de la jornada.

ObservacionesEste campo es opcional y es por si quieres poner alguna descripción que te ayude a recordar alguna indicación especifica del horario.
24 HrsNo aplica
Horas después de las 12 a.m.No Aplica
Horario por DefaultNo Aplica


Paso 3. Vamos a ingresar a la pestaña de días dentro de la misma ventana de diálogo del horario para hacer ya las configuraciones detalladas de las horas de entrada y salida en cada día de la semana.



En esta ventana vamos a realizar una configuración más detallada del horario en donde vamos a capturar campos tan importantes como la hora de entrada, salida, horario de comida, si es descanso y las horas trabajadas en cada uno de los días de la semana.


Los campos a configurar son los siguientes:


CampoDescripción
DescIndica con una palomita si este día de la semana se considera como día de descanso, esto aplica solo cuando nuestro horario es fino y las personas que lo tienen asignado siempre descansan en ese día, pero si yo manejo descansos que varían en el día de la semana es más conveniente que nos las marque y que el descanso lo ingreso como incidencia para no tener que hacer 7 horarios por cada uno de los descansos lo cual aumentaría el margen de error y trabajo administrativo de los supervisores.

Más adelante veremos un ejemplo de cómo se ingresan los descanso por medio de incidencia.
Día No.Este campo nos indica el orden o número de día que corresponde. (Informativo)
DíaNos indica el nombre del día para que identifiquemos de forma más sencilla (Informativo).
EntradaCaptura la hora de entrada en el formato de HH:mm por lo que la forma correcta de capturar la entrada del colaborador sería las 08:30.
Min. Tol.Captura cuantos minutos puede llegar tarde el colaborador fuera de su hora de entrada sin que éste se considere retardo dentro del sistema, por lo que por ejemplo si mi entrada es a las 08:30 y tengo una tolerancia de 5 minutos y llegó a las 08:33 para el sistema no va a existir retardo ya que no rebase el tiempo de tolerancia.
SalidaCaptura la hora de salida en el formato de HH:mm por lo que la forma correcta de capturar la entrada del colaborador sería las 17:30.
Min. Tol.Captura los minutos de tolerancia con los que el colaborador puede salir antes de su jornada de trabajo, este campo normalmente va en 0 por lo que no hay tolerancia.
Salida ComidaCaptura la hora de salida a comer en el formato de HH:mm por lo que la forma correcta de capturar la entrada del colaborador sería las 13:30, este campo no es necesario más que cuando el horario de comida es fijo y siempre se cumple, pero si mi horario es flexible y la persona puede escoger su hora de comida dependiendo su operación y carga de trabajo es mejor dejarlo en blanco 00:00 y solo concentrarnos en los minutos que vamos a configurar más adelante y no tanto en la hora de salida.
Comida Tol.Captura los minutos de tolerancia con los que el colaborador puede tomar más tiempo en sus alimentos, este campo normalmente va en 0 por lo que no hay tolerancia, al menos que en nuestro servicio de comedor exista lentitud y esto nos obligue a extender unos minutos la tolerancia para respetar los 30 minutos de descanso de nuestro colaborador.
Regreso ComidaCaptura la hora de regreso de comer en el formato de HH:mm por lo que la forma correcta de capturar la entrada del colaborador sería las 14:00, este campo no es necesario más que cuando el horario de comida es fijo y siempre se cumple, pero si mi horario es flexible y la persona puede escoger su hora de comida dependiendo su operación y carga de trabajo es mejor dejarlo en blanco 00:00 y solo concentrarnos en los minutos que vamos a configurar más adelante y no tanto en la hora de salida.
Comida sin horaCuando nuestro horario de comida es flexible y no nos ocupa el medir que se vayan a su hora y lo único que queremos es controlar que no se tomen más tiempo del permitido entonces es necesario marcar esta casilla de Comida si Hora además de dejar en 00:00 los campos de Hora de Salida a Comer y Hora de Regreso de Comer.
Comida MinutosIndica el número de minutos que tiene un colaborador para descansar o tomar sus alimentos.
Sig. díaEste campo es poco usado y solo aplica para horarios nocturnos cuando queremos que el inicio de la jornada sea el siguiente día y no en el que inicia el turno nocturno.

Por ejemplo si mi hora de entrada es a las 21:00 Hrs y mi salida es a las 05:00 Hrs lo normal es que si yo ingreso el Lunes a las 21:00 Hrs ahí empiecen mi jornada de trabajo entrando el Lunes a las 21:00 Hrs y saliendo a las 05:00 Hrs del martes pero perteneciendo esta al día Lunes que fue la entrada.

Checadas
Lunes: 21:00
Martes 05:00


Lunes [21:00 a 05:00]

Si marcamos esta opción lo que el sistema va a realizar es que va a empujar la hora de entrada que fue el Lunes a las 21:00 Hrs al día martes para que tanto la hora de entrada del Lunes a las 21:00 Hrs como la salida a las 05:00 hrs del martes formen parte de la jornada del día martes.


Checadas
Lunes: 21:00
Martes 05:00 


Martes [21:00 a 05:00]

HorasEn este campo indica las horas trabajadas de la jornada, considerando que las horas que excedan de este número será considerado como tiempo extra si esta excede los minutos mínimos para pago de tiempo extra que configuramos en la pantalla general del horario.

Es importante considerar que la Ley Federal del Trabajo nos indica que los horarios matutinos deben de trabajar jornadas de 08:00 Hrs por día máximo, en el caso de vespertinos son 07:30 Hrs. y en el caso de nocturnos solo 07:00 Hrs por jornada y otorgando un día de descanso por semana.

Si vemos en este caso que estamos configurando y verificamos el tiempo por día de Lunes a Viernes vemos que nos da 9 horas por lo que en teoría excede de las 08:00 hrs por jornada, pero si vemos el día sábado solo trabajan 3 Horas lo que en suma me da las 48 Horas en la semana.

Aunque esto no cumple exactamente con las disposiciones laborales en la práctica es muy común que se hagan estos acuerdos con algunos grupos de colaboradores para beneficiar con menos horas trabajadas en los días sábado o incluso no laborarlo y ese tiempo completarlo durante la semana de Lunes a Viernes.

En estos casos debemos de considerar las horas trabajadas con el convenio acordado ya que de lo contrario me van a estar generando un tiempo extra improcedente.

En este ejemplo estamos ingresando 9 Horas de Lunes a Viernes y 3 Horas el día sábado.
Horas LeyComo lo mencionamos en el campo anterior de horas en la ley dice muy claramente que la jornada máxima es de 8 horas para matutinos, 07:30 vespertinos y 07:00 nocturnos pero a veces por la operación se acostumbra manejar 3 turnos de 8 horas cada uno lo cual rebasa los límites permitidos por la ley.

Si nosotros somos muy estrictos tendríamos que haber puesto 07:00 horas trabajadas en el caso anterior cuando es un horario nocturno pero esto provocaría que todos los trabajadores tengan una hora extra por día lo cual es correcto, pero la forma de presentarlo no lo es tanto ya que si nosotros tenemos un indicador de de tiempo extra este siempre va a estar elevado y no vamos a poderlo medir correctamente.

También recordemos que para la integración del salario para efectos de IMSS el tiempo extra doble no integra, pero también nos indica que cuando este es fijo se debe de integrar porque ya pasa a ser parte del salario por lo que lo más conveniente en estos casos es usar el campo de Horas Ley y así permitir que esa hora se pague como tiempo extra fijo y no como tiempo extra doble permitiendo identificar al área de operación y dirección identificar lo que si es tiempo extra adicional a lo planeado y lo que efectivamente se paga doble para no afectar al trabajador pero no es tiempo extra ya que estaba contemplado que iba a suceder.

La combinación que tenemos que llevar es la siguiente:

Horas: 8
Horas Ley: 7

Con esto le estamos indicando que si el colaborador trabaja más de 7 horas en el día de la hora 7 a la 8 se considera tiempo extra fijo, y solo a partir de la 8 hora trabajada se considera tiempo extra.



ChxDEn este campo registra el número de checadas que esperas del colaborador en ese determinado día de la semana, por ejemplo de Lunes a viernes esperamos 4 checadas en el día porque estamos solicitando que chequen la hora de sus alimentos, pero el día sábado solo 2 checadas ya que no se van a quedar al descanso debido a que es una jornada de solo 3 horas.


Paso 4. Ya que has terminado de configurar tu horario es necesario presionar el botón de ACEPTAR para que se guarden los cambios.