Configuración de Grupos de Horarios

La configuración de grupos de horarios es una potente herramienta que si sabemos utilizar de forma correcta nos va a ayudar a facilitar el proceso de rotación de horarios dentro de la empresa, como sabemos en muchas ocasiones por el tipo de operación de la empresa es necesario manejar 3 turnos de trabajo y en muchas de esas ocasiones los encargados de configurar las jornadas de trabajo organizan roles de trabajo para que los colaboradores roten en cada una de las jornadas tratando de ser equitativos.

Si nosotros no creamos un rol de trabajo vamos a necesitar estar cambiando de rol u horario cada semana o cada día que ocurra este cambio lo que implica un trabajo administrativo mayúsculo cuando es algo que podemos tener planeado y reutilizarlo de forma sistemática.

En nuestra experiencia hemos encontrados los siguientes estilos de rotación:

• Tradicional: Se arman 3 o 4 grupos de colaboradores que van a estar rotando entre ellos entre los turnos Matutino, Vespertino, Nocturno descansando todos ellos un día a la semana. 
  
  Grupos de Horarios Necesarios: 3
  
  

• Descanso Variado: Al igual que el anterior se manejan los tres roles dentro de la empresa, pero a diferencia del primero aquí el día de descanso varía dependiendo el día de la semana y generalmente el cambio de turno no es cada 7 días si no puede ser cada 3 o 4 días dependiendo los días de descanso por lo que no es suficiente con 3 grupos o roles si no que por lo menos vamos a necesitar 4.
  
  Grupos de Horarios Necesarios: 4 o más

• Turno Variado: En este caso es muy difícil programar un ROL ya que los horarios cambian cada día dependiendo la operación del negocio, por ejemplo en un hotel en donde los colaboradores del equipo de cocina cambian sus horarios dependiendo de los eventos, banquetes o personal que se encuentra hospedado en el hotel, esto puede cambiar a cada día si no que en horas por lo que en estos casos es difícil poder agendar una rotación..
  
  Grupos de Horarios Necesarios: No aplica

Para crear una rotación de horario es recomendable que primero hagamos nuestro diseño en una hoja de cálculo, en ocasiones el área de operaciones es la que se encarga del diseño y nosotros como recursos humanos únicamente traducimos esa necesidad.

El Grupo de horario debe de cumplir con los siguientes puntos para ser configurable:

• Debe de ser periódico, es decir se debe de poder repetir cada número de días que pueden ir desde 7 días, 14, 21, 28 o inclusive más tiempo dependiendo la complejidad de la operación.
• Debemos de tener clara la fecha en que inicia la programación del Grupo de Horario o Rol y debe de ser la misma fecha para todos.
• Debemos de cuidar que todos los días queden cubiertos en nuestra operación tratando de que estos se cumplan en la mayoría de las veces.

Lo que vamos a hacer a continuación es Crear una programación de un Grupo de Horario en donde este va a estar formado por horarios y al asignarlo al colaborador este va a tomar los parámetros del horario que le corresponde.

Para crear un grupo de horario hay que seguir los siguientes pasos:

Paso 1. Tenemos que ingresar al menú superior del módulo de asistencia en la opción de Catálogos > Grupo de Horarios como se muestra en la siguiente imagen.

Paso 2. Vamos a ingresar a la opción de agregar un registro de un nuevo Grupo de Horario presionando el siguiente icono.

Paso 3. El sistema  nos va a mostrar una ventana de diálogo en el que nos va a solicitar que configuremos los parámetros generales del grupo de horario y en otra ventana adicional el calendario de los horarios. En este punto nos vamos a concentrar en la pestaña general de la configuración.

Los campos que tenemos que configurar son los siguientes:

Paso 4. Ya que termine de capturar los datos generales del grupo de horario debo de pasar a la pestaña de Horarios en donde me va a pedir que haga la calendarización de mis horarios según corresponda como podemos ver en la siguiente imagen.

Paso 5.

 La captura del calendario de Roles se puede hacer de forma Individual o a través de un asistente, este último depende de que si exista una periodicidad entre cada cambio de horario para que funcione si no se va a tener que hacer de forma individual.

Captura Individual

a) Presiona el ícono de agregar horario en la pantalla superior izquierda de la ventana como podemos verlo en la siguiente imagen.

Al ingresar a esta opción el sistema nos va a mostrar un diálogo como el siguiente.

b) En el campo de Horario selecciona el horario inicial con el que va a iniciar el Rol-A que estamos configurando para el departamento de Producción, cuidando que la fecha de inicio sea exactamente la fecha en que va a iniciar el calendario de roles del sistema. Es recomendable que esta fecha se a a inicio de mes para llevar un mejor control.

Siguiendo el ejemplo de nuestro calendario de roles tendría que ser el Horario Matutino a partir del 04 de Octubre de 2021.

c) Presionemos el botón de ACEPTAR para que se guarde el registro de forma correcta quedando en la imagen como sigue.

Vamos a repetir este proceso indefinidamente hasta que terminemos de configurar todas las combinaciones posibles para este rol por el tiempo que lo deseemos, 1 Mes, 1 Trimestre o las 52 semanas del año.

quedando algo parecido a esto

Como les mencione hacerlo de forma manual es un poco tedioso y no es recomendable al menos que no exista una congruencia en cuanto a el cambio periódico de días que nos impida hacer de forma masiva.

d) Como paso final vamos a seleccionar el botón de ACEPTAR para terminar con la configuración del grupo de horario.

Captura Masiva a través del asistente

a) Presiona el ícono de programar rotativos como se muestra en la siguiente imagen.

 b) Al presionar el icono el sistema nos va a mostrar un rango de fechas de Inicio y Terminó en el cual debemos de señalar el periodo de inicio del rotativo y la fecha del término del mismo. Por ejemplo si mi programación es de Lunes a Domingo debo de tratar que mi programación siempre inicie en día lunes y la fecha final termine en día domingo para que termine una semana completa y no se vaya a quedar a medias la programación.

Siguiendo el ejemplo del rol que estamos configurando podemos ver que la fecha inicio del rol es el día lunes 4 de octubre de 2021 por lo que es la fecha que debemos de seleccionar, y la fecha final queremos que termine la última semana de diciembre de 2021 por lo que vamos a seleccionar el día domingo 02 de enero de 2022 para que el rol termine en el último día de la semana.

Procedemos con presionar el botón de SIGUIENTE para pasar al siguiente paso de la configuración de los rotativos.

c) En el siguiente paso el sistema nos va a mostrar una ventana en la que podemos ir creando la combinación de horarios que deseamos se repita, esto es clave solo debo de poner los horarios con la duración en días que va a tener cada uno de los horarios hasta que se cierre la primera serie de la rotación.

Por ejemplo si quiero repetir el horario Matutino, luego Nocturno y por último Vespertino y que este se repita indefinidamente hasta la fecha final solo tengo que poner los primeros tres horarios e inmediatamente el sistema va a repetir la serie de horarios hasta llegar a la fecha deseada.

Matutino - 7 días

Nocturno - 7 días

Vespertino - 7 días

A continuación se muestra la imagen en donde se deben de capturar la serie de horarios.

al terminar de capturar la serie de horarios que necesitamos se repitan nos debe de quedar la ventana como la que sigue con el listado de horarios y los días que corresponden a cada horario.

d) Ya que terminamos de poner la serie vamos a presionar el botón de SIGUIENTE.

e) Posteriormente vamos a presionar el botón de FINALIZAR para terminar con el procedimiento y se generé la serie hasta la fecha final del rango seleccionado, como se muestra en la siguiente imagen.

e) Como paso final vamos a seleccionar el botón de ACEPTAR para terminar con la configuración del grupo de horario.