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Registro y Autorización de Solicitudes de Permisos
En este procedimiento les vamos a explicar los pasos que debemos de seguir para realizar la Solicitud de un permiso, Impresión del Formato de la Solicitud y proceso de Autorización de la misma.
Antes de iniciar con los pasos debemos de comentar que en el sistema se manejan principalmente dos tipos de solicitudes las cuales son:
- Solicitudes de día completo
- Solicitudes de tiempo parcial
Solicitudes de día completo
La diferencia es muy simple, las primeras son permisos que abarcan toda la jornada de trabajo del colaborador y estas pueden ser con goce de sueldo o sin goce de sueldo según sea la necesidad. También es importante que estos tipos de solicitudes están cargados previamente por el área de Recursos Humanos y ya están definidas por su naturaleza por lo que no debemos de preocuparnos mucho por que tipo son hasta que iniciemos con la captura y el sistema no lo indique.
Ejemplos de solicitudes de día completo
| Incidencia | Descripción | Goce de Sueldo |
|---|---|---|
| Día de descanso | Esta solicitud es muy utilizada cuando en el horario de trabajo no definimos un día fijo para el descanso debido a que estos rotan cada día de la semana de acuerdoa la necesidad de la operación. En estos casos el Jefe y/o Supervisor deberá de capturar que día de la semana debe de descansar el colaborador para que el sistema elimine la Falta Injustificada de la prenomina de asistencia. Un ejemplo muy claro es en el ramo hotelero en área de banquetes por ejemplo. | Con Goce de Sueldo |
| Permiso sin Goce | Esta incidencia es cuando el colaborador pide un permiso para ausentarse, pero este va a ser sin goce de sueldo, aun así es necesario capturarlo ya que de no hacerlo el sistema va a enviar la Falta Injustificada y puede tener otras repercusiones en el pago del colaborador. | Sin Goce de Sueldo |
| Permiso con Goce | Esta otra incidencia de Permiso con Goce es igual que la anterior, la única diferencia es que en esta si se le paga la jornada al trabajador ya que como su nombre lo indica es un permiso que otorga el patrón pero con el goce del sueldo. Normalmente este tipo de solicitudes entra a aprobación ya que no es muy común que se otorguen en las empresas. | Con Goce de Sueldo |
| Suspensión | La incidencia de suspensión es utilizada cuando el colaborador cae en alguna falta administrativa y se es acreedor a una suspensión de algunos días de labores. | Sin Goce de Sueldo |
| Capacitación | Este tipo de incidencia se utiliza cuando el colaborador se ausenta de sus labores por algún tema de capacitación fuera de la empresa y que aunque esta laborando no se va a encontrar físicamente en la compañía por algún tema de viaje o salida por entrenamiento. | Con Goce de Sueldo |
| Home Office | Esta incidencia ha sido de las más usadas durante este par de años por la contingencia sanitaria y se utiliza cuando el colaborador está trabajando desde casa por lo que no tiene disponibilidad para registrar su asistencia pero no queremos que le mande Falta Injustificada. | Con Goce de Sueldo |
| Paternidad | Este tipo de incidencia es por alguna prestación que tengamos que otorgar a los colaboradores por el nacimiento de uno de sus hijos, esta aplica para los varones ya que las mujeres tienen la incapacidad de maternidad que tiene otro manejo. | Con Goce de Sueldo |
| Permiso Covid-19 | Esta incidencia se utiliza cuando alguno de nuestros colaboradores tiene algún padecimiento que lo convierta en una persona vulnerable al contagio por Covid-19. | Con Goce de Sueldo |
Importante: Las solicitudes mostradas son un ejemplo de las muchas que se pueden dar, cada empresa es la encargada de configurar y poner a la disposición de la operación las incidencias que se tengan permitidas dentro de la empresa, así mismo como si es Con Goce o Sin Goce de Sueldo y si requiere una autorización adicional por parte de RRHH.
Solicitudes de tiempo parcial
Estas incidencias tienen una característica muy particular ya que no justifican las Faltas Injustificadas si no los retardos o salidas anticipadas ya que solo abarcan un tiempo determinado de la jornada de trabajo.
Los tipos de justificaciones que manejan son:
- Pase: Permiso para salir un momento de la empresa durante la jornada de trabajo.
- Entrada: Permiso para llegar tarde un determinado tiempo al inicio de la jornada.
- Comida: Permiso para tomar más tiempo del disponible a la hora de descanso.
- Salida: Permiso para salir antes de la hora de salida.
Ejemplos de solicitudes de tiempo parcial
| Incidencia | Descripción | Goce de Sueldo |
|---|---|---|
| Permiso por Horas (Con Goce) | Incidencia que se utiliza para dar un permiso por horas para llegar tarde, salir antes y que no afecte el pago del colaborador. | Con Goce de Sueldo |
| Permiso por Horas (TxT) | Incidencia que se utiliza para dar un permiso por horas para llegar tarde, salir antes y que no afecte el pago del colaborador pero si descuente el tiempo vs Tiempo Extra que realice el colaborador. | Con Goce de Sueldo |
| Permiso por Lactancia | Incidencia que se utiliza para dar un permiso por horas para llegar proporcionar la lactancia a sus hijos. | Con Goce de Sueldo |
| Permiso por Horas (Sin Goce) | Incidencia que se utiliza para dar un permiso por horas para llegar tarde, salir antes y que justifique el retardo pero si se descuente de su salario del colaborador proporcional al tiempo transcurrido. | Sin Goce de Sueldo |
A continuación les mostraremos los pasos a seguir para realizar el proceso de Solicitud de Permisos, Impresión de la Papeleta y Autorización de las mismas.
Solicitud de Permisos
Paso 1. Para ingresar a el registro de una nueva solicitud debemos de ingresar a la opción del menú superior del módulo de asistencia Mantenimiento > Autorizaciones y/o Solicitudes > Permisos.
Paso 2. Selecciona el periodo de nómina (Incidencias) que quieres afectar, recuerda que no vas a poder capturar nuevas solicitudes en periodos que ya han sido Afectados o Cerrados.
Paso 3. Selecciona el ícono de AGREGAR nueva solicitud como podemos observar en la siguiente imagen.
Paso 4. Selecciona el colaborador, la incidencia que quieres afectar, la causa de la misma que está disponible de acuerdo al catálogo de causas o motivos configurado en la empresa y en caso de que la solicitud sea de Tiempo Parcial seleccionar el tipo al que corresponde (Entrada, Salida, Comida o Pase)
Paso 5. Agrega las fechas que vamos a insertar en la solicitud registrando la fecha inicial de la incidencia, la duración en caso de que sea mayor a 1 día (Considerando días consecutivos), y los días de descanso que se atraviesan durante el periodo.
Importante: Cuando nosotros le seleccionamos una duración mayor a 1 el sistema va a insertar de forma automática los días siguientes hasta completar el número de días, brincando de forma automática los días de descanso que seleccionemos en el formulario o los festivos que se atraviesen de acuerdo al calendario del colaborador.
Paso 6. Escribe el comentario de la solicitud que quieres que salga en el formato de la papeleta y presiona el botón de ACEPTAR para que se guarde la solicitud.
Impresión de Papeleta de Solicitud de Permisos
Paso 7. Imprime el formato de la solicitud seleccionando la opción de SI en la pantalla de confirmación que te muestra en la ventana.
Paso 8.El sistema te va a mostrar en pantalla la papeleta de la solicitud de Permiso que acabas de insertar, ahí tienes que irte a la opción de imprimir papeleta que se encuentra en la parte superior izquierda como se ve en la siguiente imagen.
Paso 9. En la ventana de diálogo de impresión podemos enviar a imprimir la papeleta seleccionando la impresora que tenemos disponible en la configuración de nuestro equipo o bien guardando la solicitud en PDF utilizando la opción de Imprimir Archivo que viene al final de la ventana como lo podemos ver en la siguiente imagen.
Paso 10. Cierras la ventana de impresión del formato y el sistema guardará de forma automática el registro de la solicitud la cual ya estará disponible dentro del kardex del sistema con un folio específico.
Autorización de Papeletas de Solicitud de Permisos
Antes de revisar el procedimiento para Autorizar una solicitud es importante mencionar que el sistema permite al área de RRHH configurar qué incidencias necesitan una autorización después de que el Jefe y/o Supervisor las captura y así facilitar esta actividad.
por ejemplo los días de descanso no hay necesidad de tener que autorizarlos dentro del sistema ya que por su naturaleza es una incidencia común que los jefes tienen que estar utilizando de forma cotidiana y no requieres una autorización adicional por lo que estas generalmente se autorizan de forma automática.
Pero por ejemplo una solicitud de Permiso Con Goce o Paternidad posiblemente si necesite una autorización ya que en el caso de la primera estas dando la opción de que el empleado no venga y aun así se le pague la jornada por lo que debe de estar gestionado y autorizado por Recursos Humanos.
Los pasos para autorizar una solicitud son los siguientes:
Paso 1. En el kardex de solicitudes voy a posicionar el cursor en el registro en donde indica el folio de la solicitud que voy a autorizar.
Paso 2. En el menú superior de la pantalla voy a presionar el icono de AUTORIZAR que aparece siempre y cuando tenga los permisos dentro de mi rol de usuario como lo podemos ver en la siguiente imagen.
Paso 3. Listo eso es todo, la solicitud ya debe de aparecer con el estatus de Autorizada dentro del kardex de solicitudes.
Los pasos para cancelar una solicitud son los siguientes:
Paso 1. En el kardex de solicitudes voy a posicionar el cursor en el registro en donde indica el folio de la solicitud que voy a cancelar.
Paso 2. En el menú superior de la pantalla voy a presionar el icono de CANCELAR que aparece siempre y cuando tenga los permisos dentro de mi rol de usuario como lo podemos ver en la siguiente imagen.
Paso 3. Listo eso es todo, la solicitud ya debe de aparecer con el estatus de Cancelada dentro del kardex de solicitudes.
Registro de Solicitudes de Permisos Masivas
En esta sección te comentamos como puedes hacerle para capturar permisos a mas de un colaborador en un mismo proceso, lo cual te puede evitar bastante trabajo ya que con una sola solicitud podemos registrar varias solicitudes a diferentes colaboradores.
Lo único que hay que tomar en cuenta que tanto el tipo de incidencia como las fechas de las mismas van a ser las mismas para todos los colaboradores que seleccionemos.
Los pasos a seguir para el proceso de solicitudes masivas son las siguientes:
Paso 1. Para ingresar a el registro de una nueva solicitud debemos de ingresar a la opción del menú superior del módulo de asistencia Mantenimiento > Autorizaciones y/o Solicitudes > Permisos.
Paso 2. Selecciona el periodo de nómina (Incidencias) que quieres afectar, recuerda que no vas a poder capturar nuevas solicitudes en periodos que ya han sido Afectados o Cerrados.
Paso 3. Selecciona el ícono de AGREGAR nueva solicitud masiva como podemos observar en la siguiente imagen.
Paso 4. Selecciona la incidencia que deseas capturar en la solicitud y la causa del motivo de la misma.
Paso 5. Agrega las fechas de Inicio y Duración que abarca la solicitud que estamos registrando.
Paso 6. Captura las observaciones o comentarios de la solicitud y selecciona la opción de SIGUIENTE.
Paso 7. Selecciona la opción de AGREGAR para seleccionar a los empleados que requerimos insertar la solicitud.
Paso 8. Selecciona y traspasa a la parte derecha de la ventana de diálogo para la selección de los colaboradores y presiona el botón de ACEPTAR para que se inserten los colaboradores.
Paso 9. Presiona el botón de FINALIZAR de la pantalla de captura masiva de solicitudes.
Reimpresión de Papeletas de Solicitud de Permisos
Cuando elaboramos una carga masiva de solicitudes, el sistema no nos permite imprimir automáticamente las papeletas, en este caso tenemos que seleccionar el folio de la solicitud que queremos imprimir y presionar el icono de Impresión de la parte superior del kardex de solicitudes para que nos vuelva a generar la papeleta y tener opción a guardarla o imprimirla.
