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Procedimiento de Autorización de Tiempo Extra
En esta guía o procedimiento te vamos a explicar cómo se pueden ingresar las autorizaciones de tiempo extra que requieras sean pagadas en la nómina, basándote en lo que genera el módulo de control de asistencia.
Cuando hablamos de solicitudes de tiempo extra podemos hacerla en diferente etapa del proceso por lo que vamos a distinguirlas en dos momentos principalmente.
- Después de que sucedió el tiempo extra
- Previo a que este suceda
El sistema te da las dos opciones ya que depende de las necesidades de las empresas estas se tienen que hacer en diferentes momentos de acuerdo a las políticas internas.
En el primer caso Después de que Sucedió la Incidencia el sistema calcula el tiempo extra en base a las checadas y las horas de trabajo,y posteriormente el Jefe y/o Supervisor autorizar simplemente las horas que el sistema indica, pudiendo seleccionar el total de horas extras o menos horas de las calculadas.
En el segundo caso normalmente la empresa solicita los Jefes y/o Supervisores que capturen las solicitudes antes de que estas sucedan como una previa autorización de tiempo extra, y solo si se cumple la premisa de que el colaborador trabajo el tiempo solicitado el sistema le autorizara el tiempo extra de forma automática.
Esta última forma requiere mucha planeación del área de operaciones ya que es preventiva en lugar de reaccionar a lo sucedido y depende mucho del giro de negocio y administración de la operación la viabilidad de hacerlo de forma previa.
En donde se origina el tiempo extra
Antes de comenzar a revisar los pasos a pasos para autorizar el tiempo extra es importante que conozcamos en donde da inicio este proceso de generación de Horas Extras para lo que nos vamos a ir al origen del cálculo que es la Tarjeta del Empleado en donde juegan un papel importante los registros de asistencia para calcular las horas trabajadas, y el horario seleccionado para verificar cuántas horas debe de estar trabajando durante la jornada.
Como podemos observar en esta imagen este colaborador el día viernes 01 de octubre de 2021 entro a las 08:30 a.m. y salió a las 17:36 p.m. dando un total de 08:36 Hrs trabajadas. Según su horario este trabajador debe de laborar 09:00 Hrs diarias por lo que en este caso no genera tiempo extra.
Horas Trabajadas: 8:36 Hrs
Horas Jornada: 09:00 Hrs
TE - Tiempo Extra: 0:00 Hrs
En cambio el lunes 04 de octubre de 2021 el colaborador entro a las 08:00 a.m. y salió hasta las 20:15 Hrs lo que si calculamos las horas trabajadas nos da un total de 11:45 Hrs en la jornada, si restamos las 09:00 Hrs que debe de trabajar de lunes a viernes entonces tenemos que trabajó 2:45 Hrs adicionales a su jornada.
Horas Trabajadas: 11:45 Hrs
Horas Jornada: 09:00 Hrs
TE - Tiempo Extra: 2:45 Hrs
En este caso si el sistema hubiera tenido una solicitud de autorización de tiempo extra previa ya me hubiera considerado automáticamente en la columna de TA - Tiempo Extra Autorizado el tiempo capturado previamente siempre respetando como máximo las 02:45 que realmente se quedó adicional en la jornada.
Proceso de autorización de tiempo extra posterior a que se origina:
Paso 1. Ingresamos al menú superior del módulo de asistencia en la opción de Mantenimiento > Autorizaciones y/o Solicitudes > Tiempo Extra.
Paso 2. Seleccionamos el periodo que queremos autorizar de tiempo extra.
Paso 3. El sistema nos mostrará una ventana con todos los registros por empleado y día que el sistema les genero TE - tiempo extra y están disponibles para que los autoricemos. Lo único que debemos de realizar es seleccionar el registro a autorizar i dar doble click sobre la columna de TEA Tiempo Extra Autorizado.
Paso 4. Captura el número de horas que quieres autorizar, el sistema por default te pone el total de horas de la jornada en el campo de TEA Tiempo Extra Autorizado si lo deseas puede dejarlo tal y como está, seleccionar la causa o motivo del tiempo extra, capturar alguna observación y proceder con el botón de AUTORIZAR para que el sistema proceda a realizar el proceso de autorización del Tiempo Extra.
En esta opción el sistema nos permite además de disminuir o autorizar menos tiempo del que nos calcula el sistema, seleccionar otros motivos de autorización que no sean como Tiempo Extra cómo podría ser Tiempo por Tiempo solo en caso de que el colaborador haya pedido permiso para ausentarse antes o después de el día de que se trate y en lugar de pagarlo queremos disminuirlo.
Este punto de Tiempo x Tiempo es un acuerdo entre colaboradores y patrón que no está legislado en las leyes laborales de méxico por lo que depende totalmente de que la empresa tenga esta medida establecida dentro de las políticas de la empresa para que esté disponible y poder utilizarla.
Paso 5. Ya que hemos autorizado el sistema nos va a mostrar la ventana de autorizaciones en donde vamos a poder observar dos situaciones que cambiaron frente a la imagen previa.
1) La columna de T.E.A. Tiempo Extra Autorizado ya tiene tiempo en base a las horas que le autorizamos, y esta columna se va a ver reflejada también en el kadrex del empleado y en su afectación al proceso de nómina.
2) Al final se le agregó una solicitud o folio lo que nos indica que ese es su folio de autorización con la que vamos a poder rastrear para cancelar o visualizar posteriormente la solicitud que acabamos de autorizar.
Paso 6. Este paso no es necesario lo pongo como meramente ilustrativo para que podamos y a verificar en la Tarjeta del Empleado dentro de su kardex como la columna de T.E.A. ya viene con información basada en la autorización que acabamos de llevar a cabo.
Proceso de autorización masiva de tiempo extra posterior a que se origina:
Paso 1. Ingresamos al menú superior del módulo de asistencia en la opción de Mantenimiento > Autorizaciones y/o Solicitudes > Tiempo Extra.
Paso 2. Seleccionamos el periodo que queremos autorizar de tiempo extra.
Paso 3. El sistema nos mostrará una ventana con todos los registros por empleado y día que el sistema les genero TE - tiempo extra y están disponibles para que los autoricemos. Lo único que debemos de realizar es seleccionar el icono de Autorización Masiva como podemos verlo en la siguiente imagen.
Paso 4. Al ingresar al icono de Autorizaciones Masivas el sistema nos va a mostrar una ventana de diálogo en donde hay que indicar el tipo de trabajador (Todos, Sindical o Confianza), la causa y/o motivo del tiempo extra y los comentarios que queremos agregar a la solicitud, Posteriormente le daremos al botón de SIGUIENTE.
Paso 5. En el siguiente paso se mostrará una ventana con el listado de todo el personal que tiene tiempo extra disponible para ser autorizado, respetando los filtros que agregamos en la ventana anterior permitiendo seleccionar varios colaboradores de la pantalla de forma individual o seleccionando a todos con el icono de Seleccionar Todo o Deseleccionar Todo.
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Paso 6. Ya que seleccionamos a los colaboradores, vamos a presionar la opción de SIGUIENTE y el sistema nos va a mostrar una ventana con el resumen de colaboradores y la suma de Tiempo Extra de todos los colaboradores, si estamos de acuerdo en la información presionamos el botón de ACEPTAR para finalizar el proceso.
Proceso de autorización masiva de tiempo extra de forma anticipada:
Paso 1. Ingresamos al menú superior del módulo de asistencia en la opción de Mantenimiento > Autorizaciones y/o Solicitudes > Tiempo Extra.
Paso 2. Seleccionamos el periodo que queremos autorizar de tiempo extra.
Paso 3. Aunque el sistema nos va a mostrar el tiempo extra previamente calculado por el sistema, es probable que esta ventana venga en blanco ya que estamos capturando previo a que se llegue a las fechas del periodo o la incidencia. La forma más sencilla de hacer la captura es con el icono de Solicitudes Masivas que podemos ver en la siguiente Imagen.
Paso 4. Al seleccionar esta opción el sistema nos va a mostrar una ventana de diálogo en la que debemos de seleccionar la fecha de la solicitud del tiempo extra. Las horas que vamos a autorizar como TEA Tiempo Extra Autorizado o TxT Tiempo x Tiempo en caso de estar autorizado, el motivo del tiempo extra y las observaciones de la solicitud. Al terminar presionamos el icono de SIGUIENTE.
Paso 5. Al seleccionar Siguiente se mostrará otra ventana de diálogo en la que podrás AGREGAR al o a los colaboradores que quieres incluir en la solicitud masiva de tiempo extra.
Paso 6. Selecciona a los colaboradores que les quieres autorizar el tiempo extra y arrastra hacia la derecha de la ventana utilizando los iconos de selección que se muestran en la parte media.
Paso 7. Selecciona el botón de ACEPTAR para que se guarde el diálogo de empleados y posteriormente seleccionas el botón de FINALIZAR para terminar el registro .
Importante: El que hagamos la captura de un tiempo extra anticipado no quiere decir que este se vaya a pagar, ya que es necesario que realmente el colaborador tenga las horas extras adicionales en su tarjeta para que cubra el tiempo que autorizamos, de lo contrario no se lo va a autorizar o solo la parte proporcional que si laboró de forma adicional a su jornada.
