Importación de Escolaridades
Es muy importante tener actualizada correctamente la información de las escolaridades de los empleados, ya que de ello dependen procesos de emisión de Constancias DC3 y DC4 que la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, nos puede solicitar en alguna Auditoría, para ello el sistema de Proseso cuenta con una opción donde podemos alimentar esta información y contar con ella en cualquier momento.
Para realizar la carga masiva de la información el sistema cuenta con una herramienta que puede realizar este proceso desde un archivo plano con extensión "csv" (delimitado por comas) para agilizar la carga inicial, a continuación definiremos los pasos para realizar este proceso.
Estructura del archivo de importación.
A continuación revisaremos la forma de preparar el archivo para la importación de información de escolaridades de los trabajadores.
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Clave Empleado: | Coloca el código de empleado respetando los ceros a la izquierda, debe de estar idéntico a la clave que tiene asignado el colaborador en el sistema. |
| Clave Grado Académico | Captura la clave del grado académico que le corresponde de acuerdo al catálogo de Grado Académico que está en el sistema como se menciona más adelante en el documento. |
| Clave Área Estudio: | Captura la clave área de estudio que le corresponde de acuerdo al catálogo de áreas de estudio que está en el sistema como se menciona más adelante en el documento. |
| Institución: | Nombre de la institución en donde se llevaron a cabo los estudios. |
| Tipo Institución: | Selecciona si fue una institución "Publica" o "Privada". |
| Especialidad: | Escribe la especialidad del colaborador. |
| Documento: | Selecciona el documento que avala el estudio de acuerdo al catálogo de Tipos de Documentos configurado en el sistema como se indica más adelante. Ejemplo: Diploma, Título, Certificado, Otro. |
| Año Expedición: | Año en que se expidió el certificado o título. |
| Fecha Inicio: | Fecha de inicio del periodo de estudio. |
| Fecha Termino: | Fecha de término del periodo de estudio. |
| Observaciones: | Observaciones sobre la escolaridad capturada al colaborador. |
La primer recomendación es colocar en un libro de Microsoft Excel© los encabezados requeridos para la importación de información.
Posteriormente capturaremos las claves de los trabajadores, dichas claves deben tener el mismo formato que tienen en el sistema Proseso respetando los ceros a la izquierda.
Ejemplo: Si la clave de trabajador es 0005, dentro del documento de Microsoft Excel debe venir con el mismo formato.
A continuación capturaremos la clave de Grado Académico que le asignaremos a cada trabajador, si aún no dominamos las claves disponibles en el sistema para asignarlas podemos dirigirnos a la siguiente opción Catálogos è Inventario de Recursos Humanos è Escolaridades.
El sistema nos mostrará el catálogo disponible del cual tomaremos las claves para asignarlas a cada trabajador.
Seleccionaremos las claves que deseamos asignar y las capturamos en nuestro documento para proceder a la importación.
De la misma forma consultaremos primero la clave de área de estudio, para poder llenar el documento de forma adecuada, para ello nos dirigiremos a la opción: Catálogos è Inventario de Recursos Humanos è Áreas de Estudio.
El sistema nos mostrará el catálogo disponible del cual tomaremos las claves para asignarlas a cada trabajador.
Si el catálogo está vació, usted puede crear un área como tipo NA - No Aplica.
Seguidamente llenaremos nuestro documento con las claves de áreas de estudio.
En los siguientes campos colocaremos información de la escolaridad de cada trabajador, si hay campos que no tenemos los podemos dejar en blanco.
De la misma forma que realizamos la consulta de información de Áreas de estudio y Grado Académico, consultaremos primero la clave de área de estudio, para poder llenar el documento de forma adecuada, para ello nos dirigiremos a la opción: Catálogos è Inventario de Recursos Humanos è Documentos de Estudio
El sistema nos mostrará el catálogo de documentos disponible del cual tomaremos el dato documento, para el archivo de importación
Terminamos de llenar los campos de acuerdo a la información con la que contamos, si en algún momento no tenemos una información podemos dejarla en blanco.
Una vez que hemos terminado de llenar la información en nuestro libro de Excel procederemos a darle el formato para la importación, para esto, realizaremos lo siguiente:
Pasos para generar el archivo csv
Paso 1) Quitar el encabezado al archivo de excel.
Paso 2) Una vez que tenemos el documento sin encabezados, daremos clic en Archivo è Guardar Como
Paso 3) En el menú siguiente colocaremos el nombre de nuestro archivo y daremos clic al icono de la flecha donde viene el dato Libro de Excel (*.xlsx).
Paso 4) Del menú desplegable seleccionaremos la opción "csv (delimitado por comas) (*.csv)"
Paso 5) A continuación daremos clic en la opción de GUARDAR y cerramos nuestro documento de Excel.
Los archivos con extensión "csv" podemos crearlos desde Microsoft Excel© y posteriormente guardarlo con el Formato "Delimitado por comas (csv)"Proceso de importación de información de escolaridades
Una vez que hemos generado nuestro archivo CSV con la estructura solicitada podemos proceder con la importación de la información en el sistema.
Paso 1) Nos dirigimos a la opción Utilerías è Importación de Información del menú principal del módulo de personal.
Paso 2) El sistema nos mostrará la siguiente ventana donde debemos elegir en que opción deseamos importar información, para el caso de escolaridades de los trabajadores seleccionaremos "Mantenimiento"
Paso 3) Posteriormente el sistema nos mostrará la siguiente ventana de opción en la cual debemos desplazarnos con la barra lateral, hasta el final para visualizar la opción que vamos a utilizar.
Paso 4) Una vez que lleguemos al final de la lista visualizaremos la opción "Inventario de Recursos Humanos > Escolaridad" la cual debemos de seleccionar.
Paso 5) Una vez desplegado el menú de "Inventario de Recursos Humanos", seleccionaremos la opción de "Escolaridad" y procederemos a dar clic en el icono "Siguiente"
Paso 6) A continuación el sistema nos mostrará la siguiente ventana con los campos que debemos formar nuestro archivo, para lograr la importación correcta de la información y damos clic en Siguiente.
Si la casilla Sobreescribir información existente se encuentra marcada, el sistema buscará los campos coincidentes con Clave de Empleado y Clave de Grado Académico y reemplazará los datos existentes por los del nuevo archivo.
Los datos mandatorios u obligatorios serán la Clave del Empleado y la Clave de Grado Académico, el resto de los campos no son obligatorios, sin embargo lo correcto es importar la información lo más completa posible.
Paso 7) El sistema nos mostrará la siguiente ventana donde seleccionaremos el archivo CSV que acabamos de elaborar para la importación, para ello daremos clic en el icono de la Carpeta del lado derecho de la ventana.
Paso 8) Nos abrirá un explorador de objetos donde podremos buscar nuestro archivo y procederemos a dar clic en "Abrir" (Open).
Paso 9) El sistema nos mostrará una vista previa antes de proceder a la importación de información si está correcta procedemos con el botón de SIGUIENTE para proceder con la importación de la información.
Validación de información importada.
Para validar que la información importada es correcta podemos dirigirnos a la siguiente opción dentro del menú principal del sistema Mantenimiento è Inventario de Recursos Humanos.
Buscamos al trabajador que anteriormente no tenía información en escolaridades y podemos corroborar que la información que anteriormente estaba vacía ahora, tiene la información que capturamos en el libro de Excel.
Se adjunta ejemplo de la plantilla de escolaridades en Excel para su revisión y/o apoyo.
