Preguntas Frecuentes
Pregunta 1. ¿Si mis colaboradores llegan tarde, pero les dejo checar porque los necesito, qué hago para que no les descuenten el retardo?
En este caso si no queremos descontarle el retardo al colaborador debemos de ingresar en el sistema una solicitud de permiso con goce tipo entrada con el tiempo que vamos a justificar para que el sistema elimine el retardo.
Para mayor información sobre cómo capturar un permiso con goce de tiempo parcial para justificar un retardo pueden consultar el siguiente artículo. N1.B.22 Registro y Autorización de Solicitudes de Permisos.
Pregunta 2. ¿Cómo autorizo tiempo extra, si no el colaborador no tiene la checada de salida?
Para que el sistema calcule el tiempo extra necesita tener las horas trabajadas del día, cuando un colaborador no checa su salida el sistema no tiene forma de calcular cuantas horas trabajo en la jornada por lo que no calcula el tiempo extra.
Si se quiere pagar es necesario que se capture la checada de salida de forma manual para que el sistema pueda calcular las horas trabajadas y por subsecuente el tiempo extra.
Es importante que si vas a capturar la hora de salida es porque tienes la autorización para llevar a cabo dicha actividad y tienes la confirmación del supervisor o del circuito cerrado de cámaras de que realmente el colaborador estaba presente a esa hora que indica el supervisor.
Pregunta 3. ¿Que hago so no se ven las checadas del colaborador y el empleado si checo?
Lo primero que debemos de conocer es que cuando nosotros utilizamos un control de asistencia por huella digital o rostro los fabricantes manejan una tasa de error FRR <= 1% por lo que si puede ver ocasiones en que el colaborador ponga su huella y el dispositivo la confunda y le asigne la checada a otro colaborador, pero estas son situaciones muy remotas.
Las principales situaciones por las que las checadas del colaborador no están registradas y nosotros tenemos la certeza de que el colaborador si checo en el dispositivo son las siguientes:
1) El código de empleado o tarjeta que se le asignó al colaborador en el dispositivo no está correcta por lo que no hace match con la clave de tarjeta asignada en el sistema, la forma de comprobar esto es observar el display del reloj cuando el colaborador registra su asistencia y observar el código que muestra validando que sea el correcto. Este debe de ser igual
2) El colaborador no tiene asignada la tarjeta correcta en el módulo de asistencia, la tarjeta está incorrecta o inactiva en el kardex del colaborador en la sección de Tarjetas. Para mayor información sobre la configuración de la tarjeta puedes consultar el siguiente artículo. N1.B.45 Kardex Empleado - Tarjetas
3) El reloj en donde checa el colaborador no está correctamente configurado por lo que las checadas no se cargan de forma correcta, pero este error debería de afectar a todos los colaboradores que registran su asistencia en ese dispositivo.
Pregunta 4. Hay días que se dan permisos a todos los colaboradores, ¿Cómo asigno permisos masivamente?
Cuando existe la necesidad de capturar un permiso el mismo día a más de un colaborador, el sistema te permite realizar este proceso de forma masiva a través de un asistente en la opción de Mantenimiento > Autorizaciones y/o solicitudes > PErmisos dentro del menú principal del Módulo de asistencia. Para mayor información pueden consultar el siguiente Artículo. N1.B.22 Registro y Autorización de Solicitudes de Permisos
Pregunta 5. ¿Como puedo saber si mis colaboradores están trabajando su jornada completa, hay alguna incidencia que me lo refleje?
Una forma muy sencilla de conocer si el colaborador trabajo su jornada de forma completa es validando la incidencia de TW - Horas Trabajadas en la cual te va a indicar el tiempo trabajado en la jornada por lo que si trabajo las horas completas o más quiere decir que estuvo toda la jornada.
Para consultar esta incidencia de forma individual se puede hacer desde el kardex de asistencia del colaborador o si se quiere consultar de forma general lo podemos obtener de la Consulta de Incidencias del periodo filtrando la clave de incidencia TW.
Para consultar las incidencias se puede hacer desde el módulo de asistencia en el menú de Consultas > Incidencias de ahí te pregunta un rango de fechas en donde puedes seleccionar una única fecha o un rango. Al darle aceptar el sistema te va a mostrar el listado de incidencias en donde puedes filtrar solo la de TW y exportar la consulta a Excel.
Pregunta 6. ¿Como se calcula una falta de un gerente o director, ya que ellos no checan.?
En el caso de los ejecutivos es común que no están sujetos a checar ingresos y salidas, ya que por sus funciones es común que tengan que estarse trasladando de un lugar a otro y no siempre es práctico que su pago esté sujeto a el registro de la asistencia.
Sin embargo en ocasiones si llegan a faltar y aunque el sistema no lo va a detectar de forma automática ya que tiene asignada la opción de completar checadas dentro de su kardex de asistencia, el ejecutivo o director de área avisa a RRHH de que va a tener que ausentarse por alguna situación determinada.
En estos casos lo que se debe de hacer es capturar una Solicitud de Permiso llamada "Falta Ejecutiva" la cual es sin goce de sueldo para que el sistema de nómina haga el descuento correspondiente. Si no existe la incidencia favor de solicitarla a nuestra área de soporte técnico.
Pregunta 7. Los gerentes y directores no checan, pero si trabajan en domingo y/o festivo, ¿hay que pagar prima dominical y Festivo laborado, como lo configuro?
Normalmente los Gerentes, Ejecutivos o Directores no registran su asistencia en los dispositivos de asistencia. Pero hay ocasiones que el colaborador va a trabajar en un Día Festivo o Descanso por lo que el sistema omite la checada automática y muestra que es Festivo o Descanso.
En estos casos si queremos pagar el Descanso Laborado o Festivo es necesario indicarle al Gerente o Ejecutivo que debe de checar su asistencia de entrada y salida para que el sistema detecte que si estuvo en la empresa y pueda calcular la incidencia respectiva.
Pregunta 8. ¿Cómo puedo asignar descansos de todo un mes, en diferentes días a todos mis colaboradores?
La captura de permisos y/o descansos es por periodo por lo que no se pueden capturar solicitudes de todo un mes en el mismo proceso, por lo que se requiere realizar la captura de las solicitudes por periodo.
Pregunta 9. ¿Cómo asignar horarios a colaboradores que descansan un sábado sí y otro sábado no?
Cuando el colaborador descansa siempre los sábados y se maneja un rol en el que una semana descansa y la otra trabaja en día sábado, lo más sencillo es crear dos horarios en donde uno de ellos descansa el día sábado y otro trabaja.
Ya que están los horarios creados se crean dos Grupos de Horario, por ejemplo "Rol Sábados" y "Rol Sábados Descanso". En el primer rol se le indica que va a estar en el primero 7 días en el horario que trabaja los sábados y 7 días en el que descansa los sábados y en el segundo rol va a iniciar 7 días en el horario que descansa los sábados y luego 7 días en el horario que trabaja los sábados de tal manera que se complementen.
Ya que tenemos creado los grupos de horarios se lo asignamos a los colaboradores de acuerdo a su programación.
Para mayor información puedes consultar los siguientes artículos.
N1.B.17 Revisión y configuración de horarios
N1.B.18 Revisión y configuración de grupo de horarios
N1.B.19 Programación Masiva de Horarios
Pregunta 10. ¿Cómo puedo programar horarios rotativos, si tengo 3 turnos diferentes, en forma masiva a grupos de trabajo?
Lo primero que se debe de hacer es crear los 3 horarios que se van a manejar en el catálogo de horarios del sistema, para posteriormente crear 3 grupos de horarios uno para cada rol, es decir un grupo para los que van a iniciar en la mañana, otro grupo para los que van a iniciar en la tarde y otro más con los que van a iniciar en el turno de la noche.
Recuerda que al crear el grupo de horarios existe un asistente que te puede ayudar a crear los roles de los horarios en base a la duración de cada uno de ellos.
Para mayor información pueden consultar la guía:
N1.B.18 Revisión y configuración de grupo de horarios
Pregunta 11. Los supervisores no tienen permisos para poner checadas manuales, ¿Cómo pueden justificar una checada omitida?
Por cuestiones de control interno, no es recomendable que los supervisores tengan habilitada la opción de capturar checadas manuales ya que se presta a mal uso de esta herramienta al capturar checadas discrecionalmente.
Normalmente cuando no se tiene habilitado el permisos lo que procede para justificar la checada omitida es dar aviso a RRHH y ya seràn ellos los responsables de validar y aprobar el registro de una checada manual o de lo contrario no se podrà justificar dicha incidencia.
Pregunta 12. A un colaborador le capturó 1 permiso y no se refleja en su Kardex. ¿Por qué?
Normalmente pueden ser dos motivos, el primero es que el colaborador no tenga un Turno Programado, la forma de verificarlo es validar si se genera una Incidencia en el día dentro de la tarjeta de asistencia TNP - Turno No Programado.
La segunda causa puede ser porque la solicitud éste capturada pero no este autorizada por lo que podemos ir al kardex de Solicitudes del sistema y validar que la solicitud esté autorizada.
Para mayor información podemos consultar las siguientes guías:
N1.B.23 Registro y Autorización de Solicitudes de Vacaciones
