Conocimientos Generales para la elaboración del Proceso de Nómina
TABLA DE CONTENIDOS
- Conocimientos Generales para la elaboración del Proceso de Nómina
- Objetivo General
- Aspectos Básicos
- Proceso de Nómina o Cálculo de Salarios de los colaboradores
- 1. Definir Políticas de Pago
- 2. Tipos de Periodos de Pago
- 3. Mantenimiento Kardex de Colaboradores (Altas, Bajas, Reingresos y Salarios)
- 4. Revisión y Afectación de Prenomina de Asistencia
- 5. Administración de Conceptos de Pago, Descuentos y Préstamos
- 6. Cálculo y Chequeo de Cifras Control de la Nómina
- 7. Generación de Reportes de Nómina
- 8) Archivo dispersión de nómina
- 9) Timbrado de Recibos de Nómina
- 10) Generación de Póliza Contable
- 11. Cálculo y Pago de las Cuotas de Seguro Social e Infonavit
- 12. Cálculo y Pago de las Cuotas de ISN (Impuesto Sobre Nómina)
- 13. Aclaración con los Empleados
- 14. Auditoría de Movimientos
- Conclusión
Objetivo General
El objetivo de este artículo no tiene el fin de explicar de forma detallada el contenido para conocer a detalle el 100% del manejo de los Sueldos y Salarios ya que el contenido es bastante amplio y sería suficiente como para elaborar un libro completo, lo que buscamos es hacer un resumen sencillo que nos ayude a conocer aspectos importantes que necesitamos para poder validar o entender el cálculo de los sueldos y salarios dentro de la empresa.
Aspectos Básicos
En México la legislación contempla el pago de salarios a través de una remuneración fija por día y una parte variable que depende ya de las políticas particulares de cada una de las empresas, pero por ningún motivo el salario fijo puede ser menor al salario mínimo general a la zona que le corresponde la empresa de acuerdo a su ubicación del colaborador.
Art. 90 de la LFT: “El salario mínimo es la cantidad menor que debe recibir en efectivo el trabajador por los servicios prestados en una jornada de trabajo”. El salario deberá ser suficiente para satisfacer las necesidades normales de un jefe de familia en el orden material, social y cultural, y para proveer a la educación obligatoria de los hijos. Art. 91 de la LFT dice: Los salarios mínimos podrán ser generales para una o varias áreas geográficas de aplicación, que pueden extenderse a una o varias entidades federativas o profesiones, oficios o trabajos especiales dentro de una o varias zonas económicas. Existen salarios mínimos profesionales
Zonas Geográficas y Salario Mínimo
Actualmente en México existen dos zonas geográficas LA “ZONA LIBRE DE LA FRONTERA NORTE” y AREA GEOGRAFICA “RESTO DEL PAIS” SMGD ya que en la frontera norte los niveles de precios son mayores al resto del país.
Tabla de Salarios Mínimos 2022
A partir de | AREA GEOGRAFICA DE LA “ZONA LIBRE DE LA FRONTERA NORTE” SMGD | AREA GEOGRAFICA “RESTO DEL PAIS” SMGD |
| 01/01/2022 | 260.34 | 172.87 |
Unidad de Medida y Actualización UMA
La Unidad de Medida y Actualización (UMA) es la referencia económica en pesos para determinar la cuantía del pago de las obligaciones y supuestos previstos en las leyes federales, de las entidades federativas, así como en las disposiciones jurídicas que emanen de todas las anteriores.
Se realizó el cambio constitucional Artículo 26 Inciso B el cual entra en vigor en el año de 2016. El INEGI es responsable de su cálculo y actualización el cual es publicado cada año en el mes de Febrero. Su objetivo fue desindexar el salario mínimo de cálculos administrativos para que este logre su recuperación con el tiempo.
| Año | Diario | Mensual | Anual |
|---|---|---|---|
| 1° Febrero 2022 | $ 96.22 | $ 2,925.09 | $ 35,101.08 |
Unidad Mixta Infonavit UMI
El Instituto creó un factor de descuento conocido como Unidad Mixta Infonavit (UMI), el cual se dio a conocer por primer vez en la versión 3.4.9 del Sistema Único de Autodeterminación (SUA), que sustituyó el tipo de descuento en Veces Salario Mínimo (VSM) por el nuevo “factor de descuento (FD)” como base de cálculo.
Posteriormente, en la versión 3.5.6 del SUA se agregó el módulo Valor INFONAVIT en el cual aparecían los importes de la UMI desde 2016 a 2019; por lo que hace a la cuantía del 2020 los patrones debían capturarla considerando el monto que se dio a conocer a través de la pagina web y del comunicado SGPF/003/2020 del tal organismo.
Para este año mediante el boletín 001 de 7 de enero de 2021, el Infonavit señaló que los créditos vigentes denominados en VSM sólo registraría un incremento de 3.15 %, derivado del aumento que dio a conocer el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (Inegi) sobre el valor de la UMA.
Monto UMI para 2022 | 91.56 |
Además, el patrón debe considerar que valor de tal referencia está vigente desde el 1o. de enero de 2021, tal y como lo dio a conocer el Infonavit en su página de Internet.
Conceptos Exentos para cálculos de ISR
Uno de los temas más importantes para el cálculo de ISR es el correcto uso de los exentos que son algunos beneficios que ofrece nuestra legislación mexicana para que los colaboradores se van beneficiados con una disminución en el importe de ISR que se les cobra. https://www.sat.gob.mx/articulo/15199/articulo-93
A continuación mostramos una tabla con el resumen de los exentos disponibles en nuestra legislación actual.
| Concepto | Exento | Artículo |
|---|---|---|
| Gratificación Anual (Aguinaldo) | 30 UMAS Anuales | 93 Fracción XIV LISR |
| Participación de los Trabajadores a las Utilidades (P.T.U.) | 15 UMAS Anuales | 93 Fracción XIV LISR |
| Horas Extras Dobles | 100% para Trabajadores colaboradores que ganen el mínimo y el 50% para los demás con un tope máximo de 5 UMAS por cada semana. | 93 Fracción I LISR |
| Prima Dominical | 1 UMA por cada domingo laborado | 93 Fracción XIV LISR |
| Prima vacacional | 15 UMAS Anuales | 93 Fracción XIV LISR |
| Prima por antigüedad, separación, retiro e indemnizaciones | 90 UMAS por cada año de servicios | 93 Fracción XIII LISR |
| Previsión social (becas, ayuda de funeral, útiles escolares) | 7 UMAS, si los ingresos percibidos durante el año se eleva este importe, sólo 1 UMA mensual | 93 Penúltimo párrafo |
| Seguro de retiro | 90 UMAS por cada año de contribución | 93 Fracción XI LISR |
| Reembolso de gastos médicos, dentales, hospitalarios, y de funeral | Sólo reembolso | 93 Fracción VI LISR |
| Jubilaciones, pensiones, o haberes de retiro en parcialidades | 15 UMAS por día | 93 Fracción IV LISR |
| Fondo de Ahorro | 1.3 UMAS por día | 93 Fracción XI LISR |
Integración de conceptos para efectos de Seguro Social
Para efectos del cálculo del salario variable es importante que identifiquemos los conceptos que debemos de estar integrando al 100% y en cuales la legislación nos da algún beneficio por lo que es un tema de mucha importancia el verificar que el cálculo de integración está contemplando a todos los conceptos de acuerdo a su naturaleza de pago.
| Concepto | Descripción | Integración IMSS |
|---|---|---|
| Sueldo, Séptimo Día, Vacaciones, Días Pendientes. | Los conceptos fijos no forman parte del cálculo de la variable ya que por sí mismas están incluidas en la parte diaria del salario por lo que no debemos de tomarlos en cuenta para el cálculo de las variables. | Dentro de la parte fija por lo que no integra en la parte variable. |
| Aguinaldo, Prima Vacacional | Los conceptos de Prestaciones fijas normalmente no integran como parte variable ya que están incluidas dentro del cálculo del salario integrado por lo que ya están contempladas en el salario integrado. La única excepción es cuando la empresa paga el Aguinaldo o la Prima Vacacional con un salario mayor al fijo hay que integrar la diferencia ya que esta parte no está incluida en el Salario Integrado. | Dentro del Salario Integrado por lo que no se incluye en las variables, al menos que se pague con un salario mayor entonces se incluye en las variables el excedente. |
| Vales de Despensa | Los vales de despensa tienen un tratamiento especial ya que la legislación nos da el beneficio de pagar vales de despensa sin que estos integren al seguro social hasta por un importe no mayor al 40% de la UMA por cada día de trabajo. Por tal motivo muchas empresas incorporan el pago de vales de despensa para beneficiar a sus colaboradores aprovechando los beneficios ofrecidos. Es importante señalar que la despensa se tiene que pagar con tarjetas electrónicas y no en efectivo para que aplique este beneficio. | Integra como parte variable el excedente de vales que supere el 40% de la UMA por cada día de trabajo. |
| Premio de Puntualidad y Premios de Asistencia | Los premios de puntualidad y asistencia tienen un beneficio particular de no integrar al cálculo de las variables para imss si estos no rebasan el 10% del S.B.C. del colaborador por cada día de trabajo. Es importante contar con un sistema electrónico de control de asistencia para poder medir y evidenciar que el beneficio se está llevando de acuerdo a las políticas establecidas por la empresa en sus contratos colectivos de trabajo. | Integra solo el excedente a 10% del Salario Base de Cotización por cada día de trabajo. |
| Fondo de Ahorro | De conformidad con el artículo 27, fracción II, de la LSS, y el acuerdo del Consejo Técnico del IMSS número 494/93 del 11 de abril de 1994, esta prestación no forma parte del salario base de cotización (SBC) de los subordinados, siempre y cuando las aportaciones patronales y obreras: sean iguales y se efectúen en la misma periodicidad (semanal, quincenal o mensual), y no puedan retirarse más de dos veces al año. | No integra al cálculo de variables si cumplen los siguientes requisitos. 1) Aportaciones Patronales y Obreras son Iguales 2) No se retiren más de dos veces en el año. |
| Destajos, Comisiones, Bonos, Incentivos, Gratificaciones, Retroactivo, Tiempo Extra Triple, Descansos Laborados, Festivos Laborados. | Estos conceptos, con sus variados nombres que les podamos dar a cada concepto forman parte del cálculo de variables integrando el 100% del importe ya que se consideran ingresos adicionales al colaborador. | Integran al 100% |
Proceso de Nómina o Cálculo de Salarios de los colaboradores
Llamamos proceso de nómina al proceso, periódico o esporádico, que necesitamos hacer para determinar las percepciones (netas) que tenemos que pagar a un empleado por sus servicios, para cubrir prestaciones, para cubrir indemnizaciones o para modificar sus registros acumulados derivados de los conceptos de pago.
El proceso que se muestra en la imagen superior es una propuesta, pero es tarea de cada una de las empresas de realizar su propio procedimiento de acuerdo a la estructura, tamaño y políticas de la empresa.
1. Definir Políticas de Pago
La definición de unas políticas de pago claras y eficientes es responsabilidad del área de directiva de una empresa en donde participan generalmente Direccion General, Finanzas y Recursos Humanos para lograr tener una atracción y retención del talento de la empresa.
Parte de nuestro trabajo como expertos en nóminas y recursos humanos es orientar a nuestros clientes es escuchar sus necesidades y asegurarnos que el sistema ejecute de forma certera cada una de las políticas cuidando estar siempre en los parámetros legales de nuestra legislación.
Legislación vigente
Los conceptos de pago de la nómina se encuentran regidos principalmente por las siguientes leyes y sus reglamentos las cuales tenemos que ir conociendo para entender de forma integral las políticas que estamos implementando.
Ley Federal del Trabajo (L.F.T.)
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/125_310721.pdf
Ley del Impuesto Sobre la Renta (I.S.R.)
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/ref/lisr.htm
Ley del Seguro Social (L.S.S.)
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/92_230421.pdf
Ley del Infonavit (L.Infonavit)
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/ref/lifnvt.htm
Leyes locales del Impuesto Sobre Nómina
Estado | Tasa 2021 |
Aguascalientes | 2.5% |
Baja California | 1.8% + sobre Tasa 1.2% |
Baja California Sur | 2.5% |
Campeche | 2% al 3% |
Chiapas | 2.0% |
Chihuahua | 3.0% |
Coahuila | 2.0% |
Colima | 2.0% |
Ciudad de México | 3.0% |
Durango | 2.0% |
Estado de México | 3.0% |
Guanajuato** | 2.3% |
Guerrero | 2.0% |
Hidalgo | 3.0% |
Jalisco | 2.0% |
Michoacán | 3.0% |
Morelos | 2.0% |
Nayarit | 2.0% |
Nuevo León | 3.0% |
Oaxaca | 3.0% |
Puebla | 3.0% |
Querétaro | 2.0% |
Quintana Roo | 3.0% |
San Luis Potosí | 2.5% |
Sinaloa | 2.4% a 3% |
Sonora | 2.0% |
Tabasco | 2.5% |
Tamaulipas | 3.0% |
Tlaxcala | 3.0% |
Veracruz | 3.0% |
Yucatán | 3.0% |
Zacatecas | 2.5% |
Tipos de Conceptos de Pago
Para el correcta clasificación de los conceptos de pago estos los podemos dividir en distintos tipos por su naturaleza:
| Tipo de Concepto | Descripción | Conceptos |
|---|---|---|
PERCEPCIONES | ||
| Percepciones Ordinarias | Son aquellas percepciones que el colaborador tiene derecho a recibir ya sea como parte de su salario o prestaciones básicas de ley. | Sueldo, Séptimo, Destajos, Días Pendientes, Vacaciones, Prima Vacacional y Aguinaldo. |
| Percepciones Previsión Social | Son aquellas percepciones que tiene derecho el colaborador de acuerdo al plan de previsión social de la empresa. | Vales de Despensa, Fondo de Ahorro, Subsidio por Incapacidad, Ayuda de Alimentos, Ayuda Gastos Funerarios, Ayuda Útiles Escolares, Ayuda de Becas, etc... |
| Percepciones Extraordinarias | Son aquellas percepciones que el colaborador tiene derecho por situaciones extraordinarias dentro de la jornada de trabajo. | Tiempo Extra Fijo, Tiempo Extra Doble, Tiempo Extra Triple, Descanso Laborado, Festivo Laborado, Prima Dominical. |
| Percepciones Variables | Son aquellas percepciones que están estipuladas en su contrato de trabajo como parte de un ingreso variable que esté definido si se cumplen ciertas situaciones como logros alcanzados, ventas u objetivos. | Comisiones, Bonos Mensuales, Bonos Anuales, Gratificaciones, compensaciones, premios de asistencia, premios de puntualidad, etc. |
| Percepciones Ocasionales | Son aquellas percepciones que el colaborador tiene derecho de forma ocasional si se tiene la necesidad u obligación por parte de la empresa. | Reparto de Utilidades, Retroactivo. |
| Percepciones Otros Pagos | Son aquellas percepciones que no son un ingreso del colaborador pero es necesario registrarlas para cumplir con el aviso oportuno a la autoridad en caso de ser utilizadas. | Viáticos Entregados, Viáticos Exentos |
Algunas percepciones tienen tratamiento especial para efectos del cálculo del ISR e Imss las cuales veremos más adelante en este artículo para que sean tomados a consideración.
| Tipo de Concepto | Descripción | Conceptos |
|---|---|---|
DEDUCCIONES | ||
| Deducciones de Ley | Son aquellos descuentos que tenemos que hacer a los colaboradores de acuerdo a las leyes vigentes, y se les deben de dar prioridad sobre otro tipo de descuentos. | Impuesto Sobre la Renta, Cuotas de Seguro Social, Descuentos de Infonavit, Cuotas Sindicales. |
| Deducciones por Ausentismos | Son aquellos descuentos que se realizan al colaborador por alguna ausencia o incapacidad que tenga el colaborador. | Faltas Injustificadas, Permisos Sin Goce, Permisos Solidarios, Incapacidades Médicas, Retardos. |
| Deducciones Voluntarias | Son aquellos descuentos que el colaborador acepta para un fin determinado. | Caja de Ahorro, Cooperativas, Ayudas |
| Deducciones Adquiridas | Son aquellos descuentos que el colaborador adquiere por algún crédito, daño, préstamo o litigio familiar. | Fonacot, Pensión Alimenticia, Prestamos, Descuento por Daños o Multas, Gastos Médicos. |
| Deducciones Otras | Sin aquellos descuentos que no están catalogados en ninguno de los anteriores, pero en ocasiones es necesario realizarlos. | Ajuste Viáticos, Reembolso Viaticos |
2. Tipos de Periodos de Pago
Los periodos de pago podemos clasificarlos principalmente en tres clasificaciones generales: Periodos Ordinarios, Periodos Especiales, Periodos Finiquito, en donde cada uno de ellos maneja diferentes tipos de periodos los cuales mostramos en la siguiente ilustración.
Es importante que como parte de nuestra función de coordinador o encargado de la nómina dediquemos un tiempo al inicio del ejercicio a crear, configurar y verificar los periodos de pago ya que tenemos que cuidar de forma importante el mes en que vamos a acumular dicho periodo para que este esté de acuerdo a los lineamientos fiscales y también alineados con el área contable.
Importante: La autoridad fiscal nos indica que los periodos de pago se deben de acumular en el mes en que se paguen, por ejemplo si mi periodo inicia el 29 de Noviembre y termina el 5 de Diciembre pagandolo el día viernes 3 de Diciembre esta última fecha es la que me sirve para determinar que este periodo se debe de acumular en el mes de Diciembre.
3. Mantenimiento Kardex de Colaboradores (Altas, Bajas, Reingresos y Salarios)
Otra función muy importante de el proceso de nómina es mantener un kardex de empleado actualizado diariamente para que cuando llegue el día del proceso de nómina este se encuentre al corriente y no omitamos el pago de ningún colaborador.
Una de las ventajas de nuestro sistema al ser un ambiente integral para la administración de los RRHH y el pago de la nómina es que permite al área de recursos humanos hacer estas tareas de forma sencilla ayudándoles a realizar otras actividades como la generación e impresión de contratos, envío de avisos al IDSE y S.U.A., Impresión de credenciales y Kit de contratación, Finiquitos y cartas de renuncia, Avisos de movimiento de personal, entre muchas otras más.
Las principales actividades que tenemos que realizar para mantener esta base de datos actualizada son las siguientes:
- Altas y Reingresos de los colaboradores
- Actualizar cuentas bancarias y despensa
- Modificaciones de Salario Fijas y Variables
- Bajas de colaboradores
Movimientos de Personal
Cuando damos de alta, reingresamos, modificamos el salario o damos de baja a un trabajador hay que considerar unas tareas específicas, que aunque los sistemas actuales como Proseso nos ayudan a hacer de forma automática es nuestra obligación conocer y entender su funcionamiento.
Integración del Salario
El salario del colaborador se compone de varios tipos de salarios que vamos a tener que estar manejando al momento de su contratación como son:
- Sueldo Diario: Es el salario que se utiliza para pagar el sueldo fijo a los colaboradores y normalmente resulta de dividir el sueldo mensual entre 30 días, aunque algunas empresas lo hacen entre 30.4 lo cual también es correcto, lo único que tenemos que considerar es que este no puede ser al salario mínimo vigente en la zona en la que labora el colaborador.
- Sueldo Integrado: El sueldo integrado es el salario que se utiliza para darlos de alta en el seguro social ya que este debe de incluir aquellas prestaciones fijas que tiene el colaborador como son los días de aguinaldo, días de prima vacacional, así como alguna otra prestación fija conocida. Este salario se calcula multiplicando el sueldo diario del colaborador por el factor de integración del cual podemos tener más información en el siguiente link: N1.B.10 Configuración de factores de integración.
- Sueldo Variable: Así como el sueldo integrado debemos de conocer que para el Seguro Social también se tiene que calcular un sueldo variable, el cual se calcula de forma bimestral en base a las percepciones variables del colaborador divididas entre los días cotizados durante el bimestre, hay conceptos que tienen un tratamiento especial para es cálculo como son los vales de despensa, premios de puntualidad y asistencia que veremos más adelante.
- Sueldo Base de Cotización: Este sueldo como su nombre lo indica es el sueldo que vamos a utilizar para el cálculo y pago de las cuotas de seguro social y está compuesto de la suma del sueldo Integrado más el sueldo variable, en el cual por ningún motivo este importe debe ser más alto a el resultado de multiplicar la UMA por 25 que es el tope máximo con el que podemos cotizar en el seguro social.
Fechas de presentación de los movimientos del IMSS
Al momento de realizar movimientos de personal estos deben de ser notificados al seguro social a través de su plataforma I.D.S.E. notificando de forma oportuna las Altas,Modificaciones y Bajas del personal.
La Lss en su artículo 15-I señala que es obligación de los patrones inscribir a sus trabajadores y dar los avisos de Alta, Baja y Cambio en un plazo no mayor a 5 días.
Por lo que debemos de considerar que si la modificación de salario es en su parte fija tenemos 5 días hábiles para realizar el aviso, si es en su parte variable se podrá comunicar en los primeros 5 días hábiles de los meses de enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre según corresponda a la fecha y mes de acumulación de la percepción variable.
En el caso de las Altas de nómina aunque también tenemos este beneficio de presentarlos dentro de los 5 días hábiles no es recomendable ya que si el colaborador se accidenta o necesita el servicio del IMSS este no va a estar dado de alta y esto puede ocasionar serios problemas a la empresa, por esta razón nuestra recomendación es que la alta se haga un día antes de que el colaborador inicie sus actividades en nuestra empresa, así desde el traslado este ya esta cubierto por el Seguro Social.
En el caso de las bajas si podemos utilizar este beneficio de los 5 días hábiles ya que no existe riesgo alguno para la empresa ya que el colaborador está cubierto, en ocasiones hay empresas que tardan más en presentarla cuando el motivo de la baja es incierto o no se termina en buenos términos para evitar algún acontecimiento en la parte legal de la separación.
4. Revisión y Afectación de Prenomina de Asistencia
a) Recolección de Checadas
En la actualidad el manejo de la prenomina de asistencia puede ser un tema sencillo utilizando herramientas como la potente herramienta de control de asistencia de nuestro sistema que te permite realizar de forma automática el proceso de la prenomina de incidencias iniciando con la recolección de checadas de los colaboradores desde múltiples dispositivos como huella y rostro.
b) Registro y Autorización de Solicitudes
Seguido de el manejo de solicitudes de permisos y vacaciones desde nuestros kioskos para empleados con autorizaciones vía correo electrónico por parte de los supervisores y gerentes que ayudarán a hacer este proceso de forma automátizada, convirtiendo a Recursos Humanos más en un facilitador del proceso.
c) Cálculo y Afectación de Incidencias
Por último tenemos la codificación y afectación automática de las incidencias para que estas afecten el proceso de pago de los colaboradores calculando incidencias de forma automática como: Retardos, Faltas Injustificadas, Tiempo Extra, Festivos Laborados, Descansos Laborados, Primas Dominicales, Tiempo Nocturno, Premios de Asistencia y Puntualidad, Horas Trabajadas entre muchas más.
5. Administración de Conceptos de Pago, Descuentos y Préstamos
Como podemos observar ya vamos en la etapa 5 del proceso del pago de la nómina y hasta este momento es cuando va a iniciar su intervención el equipo encargado del procesamiento de la nómina, por esta razón es importante que entendamos que en el Proceso de Nómina estamos involucradas todas las áreas administrativas de la empresa iniciando con la área directiva, colaboradores, gerentes y supervisores, recursos humanos y el departamento de nóminas.
La tarea principal de esta etapa del proceso consiste en realizar por parte del equipo de nóminas la captura de aquellos conceptos variables que fueron reportados por los supervisores para el proceso de pago como son las Comisiones, Incentivos, Destajos, Compensaciones, Bonos, etc... como podemos ver son conceptos que no pueden ser calculados de forma automática ya que por su naturaleza dependen de otra toma de decisión mucha veces fuera de la política del sistema.
También es necesario que se capturen los descuentos autorizados al colaborador ya sea ocasionales o repetitivos como los préstamos, por lo que parte importante es llevar un registro de la información de los préstamos con sus respectivos saldos y abonos para que el sistema lleve el descuento periódico de forma automática.
6. Cálculo y Chequeo de Cifras Control de la Nómina
Una vez que el equipo de nóminas termino de hacer la captura de los conceptos de pago adicionales y validar prestamos es momento de realizar el cálculo de la nómina e iniciaron el proceso de validación de la misma a través de chequeos específicos y manejo de cifras control cono lo que siempre tendrán la seguridad de que no hay errores de pago en la nómina
Importante: Recordemos que la responsabilidad que tenemos en la mano es el de calcular y realizar el pago de su salario integró a nuestros colaboradores al 100% evitando cualquier error en el mismo que ocasione un perjuicio o molestia a nuestros compañeros.
A continuación les vamos a mostrar algunas de las técnicas utilizadas para el proceso de revisión de nómina, pero es importante que no son las únicas y cada profesionista del área de nóminas puede ir implementando nuevos controles para asegurar que su trabajo está hecho de forma confiable.
| Técnica de Validación | Descripción | Recomendaciones |
|---|---|---|
| Verificar los movimientos de altas, bajas y Modificaciones de personal | Altas: En esta técnica lo que debemos de asegurarnos es que todos los colaboradores nuevos que nos reportó el área de RRHH están saliendo en el cálculo de nómina con los días que corresponde y así evitar algún error de captura en la fecha del colaborador. Bajas: En esta técnica lo que se tiene que revisar es que los colaboradores de baja en el periodo ya no estén saliendo en la nómina, ya que por lo general si se le adeudan días estos se deben de pagar por finiquito, porque nuestra recomendación es que se configuren los sistemas para que estos ya no salgan en los periodos ordinarios de pago. Modificaciones: En esta técnica tenemos que verificar que las modificaciones de salario que se incluyeron en el periodo se están calculando de forma correcta dentro del proceso de nómina. | Para facilitar este proceso podemos utilizar la hoja electrónica de validación de nómina de Proseso para que el sistema te ayude a realizar un comparativo entre el periodo actual y el anterior indiciándote los colaboradores que tengan diferencia de pago entre un periodo y otro ya sea por nuevos ingresos, bajas, ausentismos o cambios de salario. |
| Comparativo de pago de conceptos variables | En esta técnica de validación lo que se tiene que hacer es verificar el total de importes pagados de percepciones variables y verificar que cuadren con los importes proporcionados por recursos humanos y supervisores. En ocasiones es necesario hacer un segundo cálculo por ejemplo si lo que nos están pasando esta capturado en horas o días tendremos que multiplicar la cantidad por el valor de la hora uo día y poder tener el monto global. Otra punto que podemos revisar es hacer un comparativo global de los conceptos variables de el periodo actual con el anterior y así poder identificar alguna cifra que este fuera de lugar y buscar su justificación. Lo importante es que tomemos control sobre nuestro trabajo y no dejemos al azar este tipo de situaciones ya que mientras más aprendamos a observar mejores resultados vamos a tener. | Utiliza el reporte de comparativo de nómina que te proporciona el sistema para que compares las percepciones totales de un periodo vs otro periodo seleccionado generalmente el anterior para ver alguna variación importante. |
| Revisión de cálculos de ISR y Seguro Social | Este dato es un poco absurdo en inicio, ya que se supone que por eso utilizamos sistemas de nómina para que hagan estos cálculos por nosotros pero las mejores prácticas nos dicen que siempre tiene que haber una verificación de los mismos la cual se puede hacer de forma masiva con la ayuda de una hoja electrónica o aleatoria para revisar que los cálculos estén generándose de forma correcta. Los sistemas son muy confiables en la actualidad pero en ocasiones dependen de la información que nosotros introducimos como pueden ser, salarios mínimos, tablas de impuesto, porcentajes del IMSS, valor de la UMA, configuración de periodos, etc... Si nosotros no tomamos el control en algún momento nos vamos a enfrentar con la situación de que algún cálculo no se está generando de forma correcta por algún motivo en específico lo que nos va a ocasionar mayor trabajo, molestias del equipo directivo y colaboradores. | Utiliza los reportes para verificación y validación del cálculo de ISR y Seguro Social que tenemos configurado en el sistema en donde podrás validar el cálculo y tablas registradas en el sistema. |
| Revisión de descuentos de Infonavit | El crédito de Infonavit es una prestación extraordinaria para nuestros colaboradores, por su naturaleza es un poco compleja en ocasiones de controlar por lo que hay que estar al pendiente cuando contratemos a un nuevo colaborador solicitamos nos traiga la carta de Infonavit en donde nos indique si tiene un crédito activo. Además es conveniente hacer una revisión bimestral de las cuotas pagadas o que se muestran en la cédula descargada del IMSS con nuestras cuotas descontadas y poder detectar alguna diferencia a tiempo que debamos de subsanar de forma oportuna. | Descarga la cédula del IMSS y realiza la confronta con el S.U.A., además de realizar la confronta de nuestro sistema vs el S.U.A y así tener amarrado los importes que estamos calculando y pagando de cada uno de nuestros colaboradores. |
| Transferencia de nómina | Este tema es de suma importancia, ya que si hago todos los demás procesos pero no pongo atención en este tema tan sensible te puede ocasionar serios problemas. En primera instancia deberías de verificar que todos los colaboradores tienen cuenta bancaria o CLABE interbancaria para verificar que no falte ninguno. Si hay empleados sin cuenta verificar si el pago se va a hacer en cheque o si ha sido una omisión por parte de RHH. También tienes que verificar que no existan importes pagados en negativo a causa de algún descuento que no haya sido alcanzado a cubrir con los ingresos del periodo, a lo que tienes que poner atención desde el proceso de validación de la nómina pero por si las dudas no está de más que le des una revisada. | Solicita el reporte de resumen de transferencia en donde el sistema te muestra el detalle de cada uno de los depósitos con su cuenta especifica, así como el tipo de pago y el banco al que pertenece. Al final te muestra una tabla de resumen indiciándote los importes que se van a pagar por tarjeta, efectivo y por cada uno de los bancos. |
7. Generación de Reportes de Nómina
El séptimo paso del proceso de nómina es la generación de los reportes necesarios para llevar un buen control en la documentación y revisión del proceso de pago entre los reportes que encontramos se encuentran los siguientes:
a) Reporte de Movimientos de PErsonal
El reporte de movimientos de personal es básico para el control de la nómina ya que es el reporte que nos sirve para verificar si existieron movimientos de Altas, Bajas, Reingresos o Modificaciones de Salario en el periodo las cuales se deben de estar viendo reflejadas en el cálculo de la nómina.
Para generar el reporte desde el sistema de Nómina es necesario ir a la opción del menú superior del sistema en la opción de Reportes > Especiales > Reporte de Auditoría de Movimientos de Personal como podemos observarle en la imagen inferior.
Al momento de ejecutar el reporte el sistema nos debe de mostrar unos parámetros en donde nos solicita que ingresemos las fechas del periodo que queremos consultar, al ser un reporte de auditoría se puede seleccionar un rango de fechas mayor al periodo en este caso el objetivo es revisar lo del periodo actual por lo que las fechas que debemos de ingresar son las mismas de nuestro periodo de nómina.
Una vez generado el reporte el sistema nos va a mostrar un reporte agrupado por movimientos de personal en donde vamos a poder validar las Altas, Bajas, Reingresos y Modificaciones de salario realizados en el periodo, indicando la fecha del movimiento, el usuario que lo hizo y en qué fecha se hizo el movimiento.
b) Reporte de Prenomina de Asistencia
El reporte de prenomina de asistencia es muy importante ya que es la información que nos sirve de base para el descuento de incidencias como faltas y el pago de conceptos extraordinarios como tiempo extra, descansos laborados o primas dominicales. Este reporte generalmente es trabajado y generado por el área de RRHH de la empresa y nosotros como encargados de nómina nos sirve para validar que los movimientos enviados efectivamente se están aplicando en la nómina.
A diferencia de los demás reportes este se genera desde el módulo de control de asistencia y repito generalmente su generación es parte del área de RRHH por lo que su proceso de generación lo trataremos en otro artículo.
c) Lista de Raya Excel
El reporte de lista de raya excel es uno de los más importantes a la hora de la validación de la nómina ya que nos genera un listado mostrando un renglón por colaborador y una columna por concepto lo que nos ayuda de una forma muy simple a ir validando los diferentes conceptos de pagos realizando, ordenamientos, filtros y agrupados desde excel.
Para generar el reporte desde el sistema de Nómina es necesario ir a la opción del menú superior del sistema en la opción de Reportes > Especiales > Lista de Raya Excel como podemos observarle en la imagen inferior.
Al generarlo el sistema nos debe de mostrar una ventana de captura de parámetros, en donde nos pide que pongamos la clave del tipo de nómina, Orden del reporte y la salida del archivo que generalmente es un CSV delimitado por comas.
Una vez generado el reporte debemos de buscar el archivo de salida en la ruta seleccionada al momento de generar el reporte y si tenemos excel instalado en nuestro equipo, únicamente con darle doble click el archivo se abrirá en una hoja de excel en el acomodo mencionado anteriormente.
Al dar doble click sobre el reporte el Excel nos debe de abrir automáticamente la hoja de calculo con la información de la nómina.
d) Reporte de nómina por departamento
El reporte de nómina por departamento es la evidencia generada por el sistema de nuestra nómina de pago ya que esta se debe de encontrar en formato PDF lo que nos asegura que se está mostrando de forma intacta como la genero el sistema por lo que no es susceptible a modificación.
Esto lo comento porque aunque el reporte anterior que es la lista de Raya de Excel tiene la misma información y deben de coincidir al estar en excel se presta a manipulación por lo que al momento de una revisión puede ser objetado por los auditores.
El reporte de nómina por departamento es un reporte estándar del sistema y para generarlos es necesario que ingresemos al menú superior del módulo de nómina en la opción de Reportes > Cada Nómina > Nómina.
Al ingresar al reporte el sistema nos muestra una ventana de parámetros de captura para poder Agrupar, Filtrar el reporte como lo necesitamos.
La recomendación nuestra es que se seleccione la empresa que queremos generar, ya que recuerden que al ser nuestro sistema multiempresa puede darse el caso que en un mismo periodo de pago maneje más de una razón social.
El segundo parámetro importante es el de agrupar por departamento, ya que generalmente es la clasificación más detallada y que facilita la ubicación de los colaboradores por su área de trabajo.
En el reporte vienen dos temas importantes el detalle de cada uno de los colaboradores y un resumen global que son los valores más importantes que podemos llegar a necesitar dependiendo el proceso de validación que estemos haciendo.
e) Reporte de Resumen de Dispersión de Nómina
El reporte de resumen de cuentas es un reporte que nos indica la relación de colaboradores que vamos a pagar por los diferentes métodos de pago y bancos de tal manera que nos ayuda a hacer una revisión específica de la información de los colaboradores para su depósito y un cuadre con los archivos de dispersión de cada uno de los bancos.
El reporte de Resumen de Dispersión de Nómina es un reporte personalizado del sistema y para generarlos es necesario que ingresemos al menú superior del módulo de nómina en la opción de Reportes > Especiales > Resumen de Dispersión de Nómina.
Cuando corremos el reporte el sistema nos va a mostrar una ventana de dialogo en la que hay que poner la clave del periodo que queremos consultar.
Si no ubicamos la clave del periodo esta la podemos localizar en el módulo de nómina en la parte superior de la ventana como lo mostramos en la siguiente imagen.
Al generarlo el sistema nos va a mostrar un listado de los colaboradores que se van a dispersar y un resumén de los importes globales por cada tipo de pago y banco.
8) Archivo dispersión de nómina
El proceso de dispersión de la nómina es uno de los temas más sensibles y de cuidado que hay que tener al momento de realizar el pago de los colaboradores. Es común que algunos banco entreguen macros para capturar la información de la dispersión y de ahí generar el archivo ascii, aunque esto en ocasiones es optimo no es muy recomendable ya que esta muy abierto a cometer un error humano.
Nuestra primera recomendación es que el archivo a dispersar salga totalmente del sistema de Nómina en este caso de nuestro módulo de nómina de la suite Proseso y que a este archivo no se le tenga que meter mano, es decir tal como salga se tenga que subir al banco sin necesidad de manipular algún aspecto del archivo.
Nuestro sistema cuenta interfaz con cualquier banco de las más comerciales que esté operando en México, pero incluso si es un banco no tan comercial si ofrecen el servicio de dispersión de nómina deben de contar con las estructuras necesarias para generar un archivo ascii compatible con su plataforma por lo que si no lo tenemos lo desarrollamos.
Importante: Uno de los principales errores por los que se tiene que modificar un archivo es para editar Ñ quitar signos especiales como "." o cualquier otro caracter no permitido por el banco. Por favor por ningún motivo modifiques importes en los layout aunque sea un error identificado porque se presta a malinterpretaciones, mejor corrígelo desde tu sistema de nómina y vuelve a generar tu reporte o ponte en contacto con nuestro departamento de soporte para que te apoye.
Para ejecutar los archivos de dispersión generalmente están configurados en la sección de Reportes dentro del menú superior del módulo de nómina en la opción de Reportes > Cada Nómina > Transferencia Bancaria > Banco seleccionado.
Si actualmente no tenemos el layout configurado es importante que nos contactes al área de soporte para que hagamos las configuraciones necesarias y poder configurar tu reporte de dispersión de forma fija, ya que aunque generalmente el Layout es el mismo cambian configuraciones como el número de cliente o cuenta bancaria de dispersión.
Por ejemplo en este caso estamos generando el archivo de dispersión de bancomer y al generarlo al final nos muestra una ventana con la información y el importe a depositar.
En este caso el importe que nos arroja el Layout del banco debe de coincidir con el importe del resumen de nómina, en este caso podemos ver que tenemos una diferencia ya que el resumen de la nómina nos indica que el importe debe de ser por la cantidad de 1,097,910.96 pesos y el archivo de dispersión nos indica que el importe es por 1,030,282.61 pesos como podemos verlo en la imagen superior.
En este caso esto fue ocasionado porque una vez que nosotros terminamos la nómina hubo la necesidad de dar de baja a un colaborador de último momento, y aunque en la nómina salió como pago por tarjeta se tiene validado el reporte de transferencia que solo envié a personal vigente por lo que nos muestra una variación que en definitiva tenemos que verificar para ver qué procede.
Quise mostrarlo de esta forma para mostrar los casos en que tenemos que hacer una validación más exhaustiva de nuestra dispersión cuando alguno de estos controles no sale positivo.
9) Timbrado de Recibos de Nómina
Ya que hemos dispersado la nómina o tenemos la fecha en que esta se va a llevar a cabo podemos proceder con el proceso de timbrado de los recibos de nómina, recordemos que desde hace varios años específicamente 2014 es obligatorio en México el realizar el timbrado y notificación de los pagos realizados a nuestros colaboradores al SAT a través de uno de los PAC autorizados en México.
Para esta tarea en Proseso se diseñó un módulo especial de Timbrado en donde podrás de forma simple generar tus recibos, timbrarlos, cancelarlos si es necesario, enviar los recibos a los colaboradores de forma automática y obtener los documentos que acrediten dicho timbrado como es el PDF y XML correspondiente.
En esta sección me voy a centrar en los puntos que debemos de cuidar para hacer nuestro timbrado de recibos de nómina ya que un error en estos pueden ocasionar diferencias, aclaraciones y trabajo innecesario en un futuro.
La primera recomendación si no lo has hecho es que valides las claves de timbrado de tus conceptos de pago ya que un error en estas puede ocasionar diferencias en el calculo anual de los trabajadores y notificaciones de discrepancias entre la información timbrada y la contabilizada.
Para ello es importante conocer el catálogo de conceptos y claves de timbrado mejor conocido como catNómina.zip del SAT que pone a nuestra disposición y que podemos encontrar en el siguiente link: N1.C.25 Catálogos Timbrado Sat de nuestra base de conocimientos.
En este catálogo básicamente nos muestra todos los catálogos de claves que debemos de usar para efecto de realizar nuestro timbrado, pero nos enfocaremos especialmente en tres pestañas del archivo de Excel.
- c_TipoPercepcion
- c_TipoOtroPago
- c_TipoDeduccion
En estos tres catálogos es donde el SAT nos indica con que claves de timbrado debemos de registrar cada uno de los conceptos, y aunque nuestro equipo de soporte les ayuda con parte de esta tarea es importante entender que nosotros como responsables de nómina tenemos la última decisión y responsabilidad de con que clave de timbrado se esta efectuando.
A continuación mostramos las claves de timbrado de cada una de las pestañas para que puedan visualizarlas como forma de ejemplo en este documento.
| Catálogo de percepciones disponibles de acuerdo al SAT Fecha de consulta en el SAT 30 de Septiembre de 2021 | ||
|---|---|---|
| c_TipoPercepcion | Descripción | Fecha inicio de vigencia |
| 001 | Sueldos, Salarios Rayas y Jornales | 01/11/2016 |
| 002 | Gratificación Anual (Aguinaldo) | 01/11/2016 |
| 003 | Participación de los Trabajadores en las Utilidades PTU | 01/11/2016 |
| 004 | Reembolso de Gastos Médicos Dentales y Hospitalarios | 01/11/2016 |
| 005 | Fondo de Ahorro | 01/11/2016 |
| 006 | Caja de ahorro | 01/11/2016 |
| 009 | Contribuciones a Cargo del Trabajador Pagadas por el Patrón | 01/11/2016 |
| 010 | Premios por puntualidad | 01/11/2016 |
| 011 | Prima de Seguro de vida | 01/11/2016 |
| 012 | Seguro de Gastos Médicos Mayores | 01/11/2016 |
| 013 | Cuotas Sindicales Pagadas por el Patrón | 01/11/2016 |
| 014 | Subsidios por incapacidad | 01/11/2016 |
| 015 | Becas para trabajadores y/o hijos | 01/11/2016 |
| 019 | Horas extra | 01/11/2016 |
| 020 | Prima dominical | 01/11/2016 |
| 021 | Prima vacacional | 01/11/2016 |
| 022 | Prima por antigüedad | 01/11/2016 |
| 023 | Pagos por separación | 01/11/2016 |
| 024 | Seguro de retiro | 01/11/2016 |
| 025 | Indemnizaciones | 01/11/2016 |
| 026 | Reembolso por funeral | 01/11/2016 |
| 027 | Cuotas de seguridad social pagadas por el patrón | 01/11/2016 |
| 028 | Comisiones | 01/11/2016 |
| 029 | Vales de despensa | 01/11/2016 |
| 030 | Vales de restaurante | 01/11/2016 |
| 031 | Vales de gasolina | 01/11/2016 |
| 032 | Vales de ropa | 01/11/2016 |
| 033 | Ayuda para renta | 01/11/2016 |
| 034 | Ayuda para artículos escolares | 01/11/2016 |
| 035 | Ayuda para anteojos | 01/11/2016 |
| 036 | Ayuda para transporte | 01/11/2016 |
| 037 | Ayuda para gastos de funeral | 01/11/2016 |
| 038 | Otros ingresos por salarios | 01/11/2016 |
| 039 | Jubilaciones, pensiones o haberes de retiro | 01/11/2016 |
| 044 | Jubilaciones, pensiones o haberes de retiro en parcialidades | 01/11/2016 |
| 045 | Ingresos en acciones o títulos valor que representan bienes | 01/11/2016 |
| 046 | Ingresos asimilados a salarios | 01/11/2016 |
| 047 | Alimentación diferentes a los establecidos en el Art 94 último párrafo LISR | 01/11/2016 |
| 048 | Habitación | 01/11/2016 |
| 049 | Premios por asistencia | 01/11/2016 |
| 050 | Viáticos | 06/01/2017 |
| 051 | Pagos por gratificaciones, primas, compensaciones, recompensas u otros a extrabajadores derivados de jubilación en parcialidades | 15/10/2018 |
| 052 | Pagos que se realicen a extrabajadores que obtengan una jubilación en parcialidades derivados de la ejecución de resoluciones judicial o de un laudo | 15/10/2018 |
| 053 | Pagos que se realicen a extrabajadores que obtengan una jubilación en una sola exhibición derivados de la ejecución de resoluciones judicial o de un laudo | 15/10/2018 |
| Catálogo de otros pagos disponibles de acuerdo al SAT Fecha de consulta en el SAT 30 de Septiembre de 2021 | ||
|---|---|---|
| c_TipoOtroPago | Descripción | Fecha inicio de vigencia |
| 001 | Reintegro de ISR pagado en exceso (siempre que no haya sido enterado al SAT). | 01/01/2017 |
| 002 | Subsidio para el empleo (efectivamente entregado al trabajador). | 01/01/2017 |
| 003 | Viáticos (entregados al trabajador). | 01/01/2017 |
| 004 | Aplicación de saldo a favor por compensación anual. | 01/01/2017 |
| 005 | Reintegro de ISR retenido en exceso de ejercicio anterior (siempre que no haya sido enterado al SAT). | 05/12/2017 |
| 006 | Alimentos en bienes (Servicios de comedor y comida) Art 94 último párrafo LISR. | 01/01/2020 |
| 007 | ISR ajustado por subsidio. | 01/01/2020 |
| 008 | Subsidio efectivamente entregado que no correspondía (Aplica sólo cuando haya ajuste al cierre de mes en relación con el Apéndice 7 de la guía de llenado de nómina). | 01/01/2020 |
| 009 | Reembolso de descuentos efectuados para el crédito de vivienda. | 20/04/2020 |
| 999 | Pagos distintos a los listados y que no deben considerarse como ingreso por sueldos, salarios o ingresos asimilados. | 01/01/2017 |
| Catálogo de deducciones disponibles de acuerdo al SAT Fecha de consulta en el SAT 30 de Septiembre de 2021 | ||
|---|---|---|
| c_TipoDeduccion | Descripción | Fecha inicio de vigencia |
| 001 | Seguridad social | 01/11/2016 |
| 002 | ISR | 01/11/2016 |
| 003 | Aportaciones a retiro, cesantía en edad avanzada y vejez. | 01/11/2016 |
| 004 | Otros | 01/11/2016 |
| 005 | Aportaciones a Fondo de vivienda | 01/11/2016 |
| 006 | Descuento por incapacidad | 01/11/2016 |
| 007 | Pensión alimenticia | 01/11/2016 |
| 008 | Renta | 01/11/2016 |
| 009 | Préstamos provenientes del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores | 01/11/2016 |
| 010 | Pago por crédito de vivienda | 01/11/2016 |
| 011 | Pago de abonos INFONACOT | 01/11/2016 |
| 012 | Anticipo de salarios | 01/11/2016 |
| 013 | Pagos hechos con exceso al trabajador | 01/11/2016 |
| 014 | Errores | 01/11/2016 |
| 015 | Pérdidas | 01/11/2016 |
| 016 | Averías | 01/11/2016 |
| 017 | Adquisición de artículos producidos por la empresa o establecimiento | 01/11/2016 |
| 018 | Cuotas para la constitución y fomento de sociedades cooperativas y de cajas de ahorro | 01/11/2016 |
| 019 | Cuotas sindicales | 01/11/2016 |
| 020 | Ausencia (Ausentismo) | 01/11/2016 |
| 021 | Cuotas obrero patronales | 01/11/2016 |
| 022 | Impuestos Locales | 01/11/2016 |
| 023 | Aportaciones voluntarias | 01/11/2016 |
| 024 | Ajuste en Gratificación Anual (Aguinaldo) Exento | 06/01/2017 |
| 025 | Ajuste en Gratificación Anual (Aguinaldo) Gravado | 06/01/2017 |
| 026 | Ajuste en Participación de los Trabajadores en las Utilidades PTU Exento | 06/01/2017 |
| 027 | Ajuste en Participación de los Trabajadores en las Utilidades PTU Gravado | 06/01/2017 |
| 028 | Ajuste en Reembolso de Gastos Médicos Dentales y Hospitalarios Exento | 06/01/2017 |
| 029 | Ajuste en Fondo de ahorro Exento | 06/01/2017 |
| 030 | Ajuste en Caja de ahorro Exento | 06/01/2017 |
| 031 | Ajuste en Contribuciones a Cargo del Trabajador Pagadas por el Patrón Exento | 06/01/2017 |
| 032 | Ajuste en Premios por puntualidad Gravado | 06/01/2017 |
| 033 | Ajuste en Prima de Seguro de vida Exento | 06/01/2017 |
| 034 | Ajuste en Seguro de Gastos Médicos Mayores Exento | 06/01/2017 |
| 035 | Ajuste en Cuotas Sindicales Pagadas por el Patrón Exento | 06/01/2017 |
| 036 | Ajuste en Subsidios por incapacidad Exento | 06/01/2017 |
| 037 | Ajuste en Becas para trabajadores y/o hijos Exento | 06/01/2017 |
| 038 | Ajuste en Horas extra Exento | 06/01/2017 |
| 039 | Ajuste en Horas extra Gravado | 06/01/2017 |
| 040 | Ajuste en Prima dominical Exento | 06/01/2017 |
| 041 | Ajuste en Prima dominical Gravado | 06/01/2017 |
| 042 | Ajuste en Prima vacacional Exento | 06/01/2017 |
| 043 | Ajuste en Prima vacacional Gravado | 06/01/2017 |
| 044 | Ajuste en Prima por antigüedad Exento | 06/01/2017 |
| 045 | Ajuste en Prima por antigüedad Gravado | 06/01/2017 |
| 046 | Ajuste en Pagos por separación Exento | 06/01/2017 |
| 047 | Ajuste en Pagos por separación Gravado | 06/01/2017 |
| 048 | Ajuste en Seguro de retiro Exento | 06/01/2017 |
| 049 | Ajuste en Indemnizaciones Exento | 06/01/2017 |
| 050 | Ajuste en Indemnizaciones Gravado | 06/01/2017 |
| 051 | Ajuste en Reembolso por funeral Exento | 06/01/2017 |
| 052 | Ajuste en Cuotas de seguridad social pagadas por el patrón Exento | 06/01/2017 |
| 053 | Ajuste en Comisiones Gravado | 06/01/2017 |
| 054 | Ajuste en Vales de despensa Exento | 06/01/2017 |
| 055 | Ajuste en Vales de restaurante Exento | 06/01/2017 |
| 056 | Ajuste en Vales de gasolina Exento | 06/01/2017 |
| 057 | Ajuste en Vales de ropa Exento | 06/01/2017 |
| 058 | Ajuste en Ayuda para renta Exento | 06/01/2017 |
| 059 | Ajuste en Ayuda para artículos escolares Exento | 06/01/2017 |
| 060 | Ajuste en Ayuda para anteojos Exento | 06/01/2017 |
| 061 | Ajuste en Ayuda para transporte Exento | 06/01/2017 |
| 062 | Ajuste en Ayuda para gastos de funeral Exento | 06/01/2017 |
| 063 | Ajuste en Otros ingresos por salarios Exento | 06/01/2017 |
| 064 | Ajuste en Otros ingresos por salarios Gravado | 06/01/2017 |
| 065 | Ajuste en Jubilaciones, pensiones o haberes de retiro en una sola exhibición Exento | 15/10/2018 |
| 066 | Ajuste en Jubilaciones, pensiones o haberes de retiro en una sola exhibición Gravado | 15/10/2018 |
| 067 | Ajuste en Pagos por separación Acumulable | 06/01/2017 |
| 068 | Ajuste en Pagos por separación No acumulable | 06/01/2017 |
| 069 | Ajuste en Jubilaciones, pensiones o haberes de retiro en parcialidades Exento | 15/10/2018 |
| 070 | Ajuste en Jubilaciones, pensiones o haberes de retiro en parcialidades Gravado | 15/10/2018 |
| 071 | Ajuste en Subsidio para el empleo (efectivamente entregado al trabajador) | 06/01/2017 |
| 072 | Ajuste en Ingresos en acciones o títulos valor que representan bienes Exento | 06/01/2017 |
| 073 | Ajuste en Ingresos en acciones o títulos valor que representan bienes Gravado | 06/01/2017 |
| 074 | Ajuste en Alimentación Exento | 06/01/2017 |
| 075 | Ajuste en Alimentación Gravado | 06/01/2017 |
| 076 | Ajuste en Habitación Exento | 06/01/2017 |
| 077 | Ajuste en Habitación Gravado | 06/01/2017 |
| 078 | Ajuste en Premios por asistencia | 06/01/2017 |
| 079 | Ajuste en Pagos distintos a los listados y que no deben considerarse como ingreso por sueldos, salarios o ingresos asimilados. | 06/01/2017 |
| 080 | Ajuste en Viáticos gravados | 06/01/2017 |
| 081 | Ajuste en Viáticos (entregados al trabajador) | 06/01/2017 |
| 082 | Ajuste en Fondo de ahorro Gravado | 06/01/2017 |
| 083 | Ajuste en Caja de ahorro Gravado | 06/01/2017 |
| 084 | Ajuste en Prima de Seguro de vida Gravado | 06/01/2017 |
| 085 | Ajuste en Seguro de Gastos Médicos Mayores Gravado | 06/01/2017 |
| 086 | Ajuste en Subsidios por incapacidad Gravado | 06/01/2017 |
| 087 | Ajuste en Becas para trabajadores y/o hijos Gravado | 06/01/2017 |
| 088 | Ajuste en Seguro de retiro Gravado | 06/01/2017 |
| 089 | Ajuste en Vales de despensa Gravado | 06/01/2017 |
| 090 | Ajuste en Vales de restaurante Gravado | 06/01/2017 |
| 091 | Ajuste en Vales de gasolina Gravado | 06/01/2017 |
| 092 | Ajuste en Vales de ropa Gravado | 06/01/2017 |
| 093 | Ajuste en Ayuda para renta Gravado | 06/01/2017 |
| 094 | Ajuste en Ayuda para artículos escolares Gravado | 06/01/2017 |
| 095 | Ajuste en Ayuda para anteojos Gravado | 06/01/2017 |
| 096 | Ajuste en Ayuda para transporte Gravado | 06/01/2017 |
| 097 | Ajuste en Ayuda para gastos de funeral Gravado | 06/01/2017 |
| 098 | Ajuste a ingresos asimilados a salarios gravados | 06/01/2017 |
| 099 | Ajuste a ingresos por sueldos y salarios gravados | 06/01/2017 |
| 100 | Ajuste en Viáticos exentos | 06/01/2017 |
| 101 | ISR Retenido de ejercicio anterior | 05/12/2017 |
| 102 | Ajuste a pagos por gratificaciones, primas, compensaciones, recompensas u otros a extrabajadores derivados de jubilación en parcialidades, gravados | 15/10/2018 |
| 103 | Ajuste a pagos que se realicen a extrabajadores que obtengan una jubilación en parcialidades derivados de la ejecución de una resolución judicial o de un laudo gravados | 15/10/2018 |
| 104 | Ajuste a pagos que se realicen a extrabajadores que obtengan una jubilación en parcialidades derivados de la ejecución de una resolución judicial o de un laudo exentos | 15/10/2018 |
| 105 | Ajuste a pagos que se realicen a extrabajadores que obtengan una jubilación en una sola exhibición derivados de la ejecución de una resolución judicial o de un laudo gravados | 15/10/2018 |
| 106 | Ajuste a pagos que se realicen a extrabajadores que obtengan una jubilación en una sola exhibición derivados de la ejecución de una resolución judicial o de un laudo exentos | 15/10/2018 |
| 107 | Ajuste al Subsidio Causado | 01/01/2020 |
La forma más sencilla de revisarlo es generar el reporte de Resumen de Timbrado en el módulo de nómina que generalmente lo vamos a encontrar en el reporteador gráfico del sistema, en el menú de Reportes de nómina en el cual el sistema muestra un resumen de los conceptos pagados en el periodo de nómina con si percepciones totales, exentas y claves de timbrado que son datos muy importantes a considerar en el proceso de timbrado.
Al ingresar al reporte el sistema nos va a solicitar como parámetro de nómina la clave del periodo que queremos validar y al generarlo nos va a mostrar un reporte como el siguiente:
En el reporte de la imagen anterior podemos ver que vienen desglosadas las Percepciones, los Otros Pagos y las Deducciones de la nómina en donde cada uno de los registros tiene una clave de timbrada especifica que debemos ubicar en el catálogo proporcionado por el SAT y cerciorarnos de que están correctas las claves con las que estamos realizando la afectación.
Por ejemplo los conceptos de Permiso con Goce, Sueldos, Días Pendientes y Vacaciones se están timbrando con la clave Percepciones - 001 ya que corresponden al pago de salarios según el catálogo del SAT.
| c_TipoPercepcion | Descripción | Fecha inicio de vigencia |
| 001 | Sueldos, Salarios Rayas y Jornales | 01/11/2016 |
En el caso de los ausentismos el sat nos indica que hay que registrarlos como una deducción, pero es de suma importancia que los timbremos con las claves 006 para las incapacidades médicas y la clave 020 para los ausentismos según el catálogo de SAT como podemos verlo en la imagen ya que estos están configurados en la plataforma del SAT para que disminuyan la base gravada para efectos del cálculo anual.
| c_TipoDeduccion | Descripción | Fecha inicio de vigencia |
| 006 | Descuento por incapacidad | 01/11/2016 |
| 020 | Ausencia (Ausentismo) | 01/11/2016 |
En el caso de los impuestos y cuotas de seguro social el catálogo del SAT nos indica que el Impuesto Sobre la Renta se debe de timbrar con la clave 002 de Deducciones y las cuotas de seguridad social con la clave 001 de Deducciones como podemos ver en la tabla.
| c_TipoDeduccion | Descripción | Fecha inicio de vigencia |
| 001 | Seguridad social | 01/11/2016 |
| 002 | ISR | 01/11/2016 |
Si en el proceso encontramos alguna clave de timbrado que no estemos de acuerdo con la interpretación o clasificación de la misma, recomendamos revisarlo con nuestra área de soporte y en caso de estar ambos de acuerdo con el cambio se pueda proceder con el mismo para ver si hay implicaciones de tener que cancelar y re-timbrar algunos recibos en los que se haya utilizado dicho concepto.
Para realizar el cambio de la clave de timbrado de un concepto de pago se hace en el catálogo de conceptos de nómina al cual podemos acceder desde el módulo de nóminas, en la opción de Catálogos > Conceptos de Nómina. en donde ubicáremos el concepto que queremos modificar y le daremos doble click o editar registro para que nos muestre una pantalla como la siguiente.
En donde debemos de ubicar el campo de Clave de Timbrado y colocar la clave correcta de acuerdo al catálogo del SAT que hemos hecho mención en puntos anteriores.
Ya que hemos terminado de configurar o validar las claves del timbrado el otro aspecto importante es validar que el importe de la nómina que vamos a timbrar ésta correcto de acuerdo a los totales de la nómina que estamos dispersando.
En este momento definiremos los pasos a seguir para la validación correcta de la generación de timbrado, en otro artículo diferente se abordará con mayor detalle el procedimiento completo para la realización del timbrado.
Para lo cual vamos a seguir los siguientes pasos:
Paso 1) Ingresar al módulo de timbrado y seleccionar el periodo de pago correspondiente, para lo cual podemos apoyarnos con el filtro de la clave y colocar la clave del periodo dando enter para que se filtre y sea mas sencillo localizarlo.
Paso 2) Genere los recibos de nómina que se deben de timbrar en el periodo utilizando el icono de Generar Recibos que se muestra en el menú superior.
Paso 3) Al presionar el icono de Generar Recibos el sistema te va a solicitar que pongas la fecha de pago del periodo, este datos es crucial ya que es el que el SAT toma como referencia para saber en que mes acumular el pago de ese recibo de nómina, por lo que si yo tengo como fecha de pago 04 de Octubre de 2021 aunque mi periodo corresponda al mes de Septiembre el SAT lo va a considerar en el mes de Julio del ejercicio 2021.
Paso 4) Ya que se generaron los recibos debemos de validar que el número de recibos, el importe de Neto Pagado, Percepciones y Otros Pagos coincide con los importes que están representados en nuestra nómina, como podemos observarla en la siguiente imagen.
Como podemos ver en este caso el resumen nos indica que son 197 recibos con un total de percepciones de 1,370,401.87 pesos lo cual si comparamos con el Resumen de nómina que está párrafos anteriores el importe nos cuadra perfectamente dando en ambos casos 1,370,401.87.
En donde tenemos diferencia es en el número de recibos que en el timbrado nos dice que son 197 y en el resumen únicamente nos indica 195, revisando podemos ver que en el resumen de netos nos aparecen 195 colaboradores únicamente porque hay 2 colaboradores con importe neto a pagar en cero, pero si tienen percepciones y deducciones que se netean por lo hay que proceder a timbrar los 197 recibos.
Paso 5) Seleccionamos todos los recibos a timbrar con el icono de Recibos a considerar para que se seleccionen todos los recibos que queremos timbrar como se muestra en la siguiente imagen.
Paso 6) Ya que hemos seleccionado los recibos que se quieren timbrar tenemos que generar el archivo XML que es el archivo que se necesita para poder enviar la notificación de timbrado a través de la plataforma del PAC. Para generar los recibos vamos a presionar el siguiente icono.
Paso 7) Ya que se generaron todos los XML si tenemos configurado la opción de timbrado automático ya solo tenemos que esperar para que el sistema timbre y envíe los recibos de forma automática a los colaboradores, de lo contrario tenemos que hacer unos pasos más el cual es siguiente es realizar el proceso de timbrado de los recibos de nómina.
Paso 8) Ya que se hizo el timbrado de los recibos de nómina el siguiente paso es generar el código QR de los recibos de nómina el cual podemos generar con el siguiente icono.
Para mayor información podremos consultar el artículo de proceso de timbrado en donde se especificara más a detalle el procedimiento y diversas funcionalidades, el objetivo en este momento era dar una guía sencilla y clara del proceso de nómina de timbrado.
10) Generación de Póliza Contable
Una vez que realizamos la dispersión el siguiente paso de la generación de la nómina es la generación y carga de la póliza contable la cual debe de estar estructurada de acuerdo a la necesidad de cada una de las empresas. Este paso es muy importante en el proceso ya que es donde se aplica el gasto de la nómina en la contabilidad afectando los estados de resultados de la compañía.
La generación y configuración de la póliza contable es un tema complejo en ocasiones el cual retomaremos más adelante en otro artículo con mayor profundidad.
En esta ocasión mencionaré únicamente que lo ideal es que la póliza contable al igual que la transferencia se genere del sistema de nómina y se cargue al sistema contable de la empresa sin que exista manipulación manual del proceso. Actualmente hemos realizado interfaces de póliza contables con sistemas como Contpaqi, Coi, SAP, Oracle, Intelisis, Dynamics, Kepler, entre otros sistemas más.
Es importante aclarar que aunque las interfaces ya están realizadas lo más importante es revisar la estructura de las cuentas contables ya que es el corazón de una buena aplicación contable, por lo que el primer paso es hacer un análisis detallado de las partidas contables y revisar si están alineadas con los catálogos del sistema para poder generar la aplicación de forma correcta.
Las pólizas contables normalmente se aplican cada periodo de pago para llevar un mejor control, aunque en ocasiones a petición del cliente se puede hacer una aplicación mensual.
Las principales pólizas de aplicación son:
- Sueldos
- Finiquitos
- Provisiones
Para generar la póliza contable se puede generar desde el módulo de nómina en la sesión de Reportes > Pólizas solo que por la variedad de interface en ocasiones la póliza está codificada en el Reporteador Proseso o en una Hoja Electrónica para darle un determinado formato tipo Excel.
Lo más recomendable es que contactes a tu asesor de soporte técnico para que te ayude a identificar la ubicación de la interfaz dela póliza contable o si no la tienes se haga una reunión con el área de finanzas y nóminas para definir la estructura y esta pueda ser configurada.
11. Cálculo y Pago de las Cuotas de Seguro Social e Infonavit
El pago de las cuotas del seguro social es uno de los aspectos más importantes del proceso de pago de la nómina, ya que el no tener la precaución o conocimiento de hacerlo de forma correcta puede ocasionar pagos erróneos y por lo consiguiente multas, recargos y retrabajo que no es necesario.
Recordemos que tenemos que pagar diferentes cuotas de seguridad social y algunas de ellas son en periodos de fechas diferentes:
| Concepto | Periodicidad | Fecha de Pago |
|---|---|---|
| Cuotas del Seguro Social - Cuota Fija - Excedente Cuota Fija - Prestaciones en Dinero - Gastos Médicos Pensionados - Riesgo de Trabajo - Invalidez y Vida - Guarderías y prestaciones sociales | Mensual | A más tardar el día 17 del mes siguiente al mes que corresponde. |
| Cuotas de RCV - Retiro - Cesantía en Edad Avanzada y Vejez | Bimestral | A más tardar el día 17 del mes siguiente al bimestre que corresponde. |
| Cuotas Vivienda - Aportación Patronal - Amortización Trabajador | Bimestral | A más tardar el día 17 del mes siguiente al bimestre que corresponde. |
El pago de las cuotas de seguridad social se hacen a través del sistema S.U.A. Sistema Único de Autodeterminación en el cual los patrones actualizan sus movimientos de personal como son:
- Altas de Empleados
- Bajas de Empleados
- Reingresos de Empleados
- Modificaciones de Salario
- Créditos de Infonavit
- Incapacidades
- Ausentismos
En este último punto de ausentismos recordemos que solo tenemos permitido descontar 7 ausentismos al mes, por lo que si mi colaborador tiene más de 7 faltas y no lo he dado de baja solo puedo aplicar 7 días de ausencia para el pago de cuotas.
En base a estos movimientos el sistema te permite calcular las cuotas oportunas que hay que pagar al seguro social las cuales te generan una línea de captura con la que puedes pagar ya en tu portal bancario son ningún inconveniente.
El sistema de Proseso te permite generar tus archivos de exportación con la información necesaria para importarlos al S.U.A. y puedas realizar de forma sencilla el cálculo de tus cuotas obrero patronales mensuales y bimestrales. También tienes acceso a la confronta para poder validar los importes calculados por el S.U.A. y Proseso verificando que la información está actualizada de forma correcta.
Para mayor información sobre el manejo del S.U.A podemos encontrar mayor información en el siguiente link: http://www.imss.gob.mx/patrones/sua
12. Cálculo y Pago de las Cuotas de ISN (Impuesto Sobre Nómina)
El cálculo de las cuotas de impuesto sobre nómina es un impuesto local que esta a cargo de los estados, por lo que cada estado tiene su propia legislación al respecto manejando cada uno su tasa de impuesto o tasas en algunos estados con sus respectivas exenciones por lo que debemos en todo momento conocer y estudiar la legislación local que nos aplica.
Recordemos que el estado en el que se tiene que pagar el impuesto sobre nómina es en el estado en el que labora el empleado, por lo que si yo tengo sucursales en todo el país necesito clasificar y detectar los empleados por entidad para presentar a cada una de las entidades fiscales de mi estado el pago oportuno.
En el sistema esta clasificación podemos hacerla en el catálogo de sucursales ya que en cada una de ellas viene una opción para que seleccionemos la entidad estatal a la que pertenece dicha sucursal y así facilitar este proceso.
También hay que tener en cuenta que los conceptos que se consideran en algunos estados varían ya que hay diferentes exenciones o criterios según la entidad pero básicamente el cálculo es de la siguiente manera:
Se toma el total de percepciones pagadas en la nómina
(-)
Se Restan aquellas percepciones que están exentas en el estado
(*)
Al resultado se le aplica la tasa de impuesto local que le corresponde
(=)
Y nos da como resultado el impuesto local a pagar
Normalmente cada estado tiene ya el procedimiento electrónico para generar la línea de captura y proceder con el pago de los impuestos estatales en cada uno de los estados.
13. Aclaración con los Empleados
Estamos llegando al final del proceso y este punto es la parte más humana del proceso y debemos de tomar mucha conciencia y dedicarle el tiempo suficiente para atender las dudas de nuestros compañeros.
Recordemos que el área de nómina su fuente de información es recursos humanos y los jefes, pero su principal cliente final son los colaboradores ya que de ellos es el pago que se esta calculando y nuestra la responsabilidad de hacerlo con profesionalismo y responsabilidad.
Normalmente se asigna un espacio de tiempo para las aclaraciones en donde nuestros colaboradores pueden acudir a preguntar o aclarar dudas sobre su pago lo cual hay que hacerlo con gusto y propositivos para que se lleve la mejor experiencia posible y logremos tener gente feliz y productiva.
Dentro de las principales dudas que se tienen son las siguientes:
- Dudas en los días de pago por alguna incidencia que no recuerdan o reconocen.
- Dudas sobre pagos anuales como prima vacacionales o P.T.U.
- Dudas sobre sus descuentos de I.S.R. o cuotas de Seguro Social
- Dudas sobre el descuento de los créditos de Infonavit
- Entre varias mas.
Ante todo recomiendo una actitud de humildad con el colaborador, y no dar por hecho que el es el que está en el error, si no que hay que tomar su duda como válida y hacer la comprobación necesaria con nuestras hojas de trabajo para indicarle con la seguridad en las manos de que el cálculo está correcto.
14. Auditoría de Movimientos
Como último paso de el proceso de nómina es conveniente que como empresa cantemos con herramientas de control y auditoría, ya que aunque confiamos plenamente en nuestro equipo de trabajo siempre hay que tener medios disponibles para detectar fallas, errores o malos manejos en algo tan sensible como la nómina ya ques generalmente es un importe considerable del gasto o salida de dinero de la empresa.
Como proceso de revisión y auditoría proponemos estos procesos, más bien repito no son los únicos y cada empresa puede establecer sus propios métodos de revisión y validación.
a) Verificar la lista de usuarios activos y sus roles: En este punto en particular lo que buscamos es verificar que solo los usuarios vigentes en la empresa tengan acceso a los sistemas y que por omisión no vayan a tener acceso cuando estos ya no se encuentran dentro de la organización o que su puesto ya no requiere que tenga los accesos.
También buscamos revisar los roles que tienen asignados en el sistema para asegurarnos que por naturaleza las funciones de los colaboradores estén separadas y no pueda un mismo usuario por ejemplo hacer incrementos de salario y elaborar la nómina. por eso normalmente RRHH se encarga de las Altas, Bajas, Modificaciones y Nóminas únicamente de validar y calcular dichos movimientos.
Los roles básicos que nosotros recomendamos que se pueden utilizar para el proceso de nómina son los siguientes:
| Nombre del Rol | Descripción |
|---|---|
| Director Finanzas / Contralor | Este rol es únicamente de consulta ya que no es necesario que haga actividades dentro del sistema, pero si se le da acceso a revisar información del pago de la nómina como acumulados de nómina, costos y provisiones. |
| Gerente de Recursos Humanos | Este rol es más activo en el proceso de operación del sistema y generalmente puede hacer todas las actividades relacionadas con el área de recursos humanos como , Altas de empleados, Bajas, Reingresos, Modificaciones, Contratos, Conflictos, Vacaciones, Materiales y Equipos entre muchas más. A diferencia de otros roles de Recursos Humanos este es el único rol que tiene acceso a catálogos de configuración para editar o agregar nuevos departamentos, puestos, centros de costos, factores. |
| Coordinador de Recursos Humanos | El Rol de coordinador de recursos humanos normalmente hace lo mismo que la gerente a excepción del acceso a los catálogos de configuración que es una actividad que queda destinada únicamente para la gerencia del área. |
| Asistente de Recursos Humanos | El Rol de asistente de Recursos Humanos es más limitado ya que generalmente se les dejan accesos para consultar, generar reportes, emitir contratos, dar altas de empleados, pero no se le permite crear modificaciones de salario |
| Coordinador de (Nóminas) | El Rol de coordinador de nóminas tiene unas actividades compartidas con RRHH como por ejemplo el alta de ciertos catálogos como centros de costos y departamentos en caso de que la gerente de RRHH no se encuentre. Es la encargada de actualizar mínimos, UMA, UMI, Tablas de impuestos y puede hacer todos los procesos de la elaboración de la nómina pero no tiene muchos privilegios sobre temas de Recursos humanos por lo que no puede capturar cuentas bancarias, no puede crear modificaciones de salario ni hacer movimientos de altas y bajas de personal. |
| Asistente de Nóminas | El Rol de asistente de nóminas puede hacer los mismos procesos que el coordinador de nómina excepto los de actualizar catálogos y tablas, Abrir o desafectar periodos de pago. |
| Jefes Departamentales | El Rol de jefe departamental es uno de los roles más básicos y simples de el proceso, entre sus principales funciones esta la de programar horarios, permisos y vacaciones de sus colaboradores. |
| Asistente Jefe Departamentales | El Rol de asistente puede hacer los mismos roles que el jefe departamental en caso de que este no se encuentre presente se pueda concluir la actividad satisfactoriamente. |
Para generar este reporte puedes ingresar en el módulo de seguridad de proceso y generar el reporte de Roles y Usuarios para que puedas tener esta información de primera mano y poder verificar los usuarios activos y roles asignados a cada uno de ellos.
Importante: Por ningún motivo debemos de permitir que existan usuarios compartidos ya que esto es un obstáculo muy grande para un correcto control y es mal visto por las auditorías de procesos.
b) Validación de movimientos críticos: En este proceso de validación lo que se busca es verificar que usuarios hicieron algún movimiento criticó dentro del sistema de acuerdo a las bitácoras del mismo, visualizando la fecha real del movimiento y el movimiento realizado con el fin de validar si ese movimiento esta autorizado por su rol asignado o hubo alguna modificación en los mismos.
Algunos de los puntos considerados como movimientos críticos son los siguientes:
- Altas y Reingresos de Colaboradores
- Bajas de Colaboradores
- Modificaciones de Salario
- Cambios de cuentas bancarias
- Cambio de RFC
- Cambio de CURP
- Cambio de NSS
En el sistema de Proseso puedes generar el reporte de Movimientos Críticos dentro de los reportes del módulo de Seguridad del Sistema.
c) Duplicidad de cuentas bancarias: Este control de auditoría busca encontrar errores de captura o malos manejo en el proceso de dispersión de la nómina tratando de identificar si existen cuentas duplicadas en el proceso de pago de la nómina lo cual no es correcto y debe de ser evitado a toda causa.
El objetivo de este control como lo mencionamos son los siguientes:
- Buscar cuentas duplicadas
- Empleados duplicados
Una de las posibles causas por lo que esto puede pasar son las siguientes:
- Error de captura o falta de control por parte de RRHH
- Malos manejos en el proceso de dispersión
Este reporte se puede generar en el módulo de nómina y se le puede solicitar al encargado de nómina que lo genere como un papel de trabajo estándar del proceso de dispersión y así el área de finanzas responsable de hacer la dispersión tenga un método más de filtro y validación.
e) Conciliación de nómina Reloj vs Nómina: En control de conciliación de nómina vs reloj es un gran herramienta para detectar que no exista manipulación en proceso de captura de incidencias de la nómina, y que todo lo que se tiene que estar pagando es porque viene directamente del control de asistencia.
Las incidencias que podemos validar son las siguientes:
- Días pagados de nómina
- Ausentismos o Faltas Injustificadas
- Primas Dominicales
- Descansos Laborados
- Festivos Laborales
- Tiempo Extra
Lo que se hace en este proceso es validar los días que indica el reloj que deben de pagarse y los compara con los días reales pagados con la nómina de tal manera que si existe una diferencia el encargado de nómina tiene que justificar el motivo de esa diferencia la cual pudiera ser alguna de las siguientes:
- Un ajuste solicitado directamente por Recursos Humanos por una omisión de periodos anteriores
Este reporte se puede generar en el módulo de nómina y se le puede solicitar al encargado de nómina que lo genere como un papel de trabajo estándar del proceso de calculo de nómina y así los responsables de autorizar la nómina tienen todos los elementos para verificar que la información sea consistente.
f) Reporte de capturas de nómina: En este control de nómina se emite un reporte de todos los conceptos que han sido capturados en el proceso de cálculo de nómina para verificar y tener evidencia de la información capturada en el periodo como pueden ser los conceptos de:
- Bonos
- Incentivos
- Compensaciones
- Comisiones
- Destajos
- Cuartos Extras
- Entre muchos más
Con estos controles internos estamos dando un primer paso para verificar y validar que el proceso de nómina se esté llevando de forma correcta y de acuerdo a los más altos estándares de responsabilidad y controles de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Conclusión
Con este punto damos por terminado este Procedimiento del Pago de la Nómina el cual repito su objetivo es dar una visión general de lo que implica y se otorgaron ciertos tips y controles que podemos implementar para ser todos unos profesionales en nuestra labor como responsables del proceso de nómina.
Para cualquier duda o comentario por favor no dudes en contactarnos para ir mejorando nuestros procedimientos y hacerlos más valiosos para tus labores.
